Обязанности администратора кафе ресторана

Обязанности администратора ресторана и принцип работы

Если кафе или ресторан — довольно большое заведение, директор не сможет оперативно справиться со всеми возникающими задачами. Чтобы помочь директору справляться со всеми вопросами, вводят такую должность, как администратор.

Основные обязанности администратора кафе сводятся к контролю и организации работы заведения. Эти обязанности составляют большое число вопросов, которые работник должен решать путём взаимодействия с клиентами и сотрудниками заведения.

Весь спектр обязанностей администратора должен быть изложен в должностной инструкции. Такая инструкция составляется руководством заведения исходя из конкретных условий работы.

Требования, предъявляемые к кандидатам

Соискатель на замещение вакантной должности администратора заведения общепита должен иметь соответствующие знания и опыт работы. Естественно, кандидат должен быть возрастом не менее 18 лет, с уровнем образования не ниже среднего профессионального. Желательно, чтобы человек имел опыт руководящей работы не менее года.

При этом соискатель должен обладать следующими навыками и знаниями:

• очень желательно знание иностранного языка, чаще всего английского;
• уверенное использование персонального компьютера;
• умение работать с большим объёмом документов;
• умение работать в программах, предназначенных для ресторанного бизнеса;
• в области законов о защите прав потребителей и другие нормы законов, касающиеся работы заведений общепита;
• знать перечень блюд, подаваемых в данном заведении общественного питания;
• знать правила обслуживания клиентов и этикет;
• знать внутреннюю документацию относительно своей работы;
• уметь правильно распределить места в зале для принятия пищи.

Кроме всего перечисленного, администратор заведения общественного питания должен уметь сглаживать конфликтные ситуации, быть внимательным и стрессоустойчивым.

Трудовые обязанности

В каждом кафе или ресторане имеются свои специфические условия работы, поэтому и обязанности администратора могут отличаться. В качестве трудовых обязанностей можно выделить общие, выполнение которых поможет правильно организовать работу заведения общественного питания. В них входят нижеперечисленные обязанности:

1. Умение организовать работу заведения, чтобы добиться поставленных плановых целей.
2. Обеспечение комфортных условий для посетителей.
3. Консультация клиентов по предлагаемым в меню блюдам.
4. Организация грамотного и эффективного обслуживания клиентов.
5. Результативное управление и контроль деятельности подчинённых.
6. Составление графика работы подчинённого персонала и контроль его соблюдения.
7. Поддержание доброжелательной атмосферы на рабочем месте.
8. Соблюдение закона о защите прав потребителей.
9. Контроль за сроком годности продуктов, правил и требований работы с продуктами питания.
10. Контроль соблюдения техники безопасности и санитарных норм на рабочих местах.
11. Оформление всех документов и отчётов для руководства.
12. Сглаживание конфликтных ситуаций в коллективе и с клиентами.
13. Проведение собеседований и подбор кандидатов на подчинённые должности.
14. Проведение инвентаризации на складе заведения.
15. Работа с контрольно-кассовым оборудованием.
16. Организация и проведение торжественных мероприятий.

Это самые основные обязанности, которые содержит должностная инструкция администратора ресторана.

Права

Администратор заведения общественного питания имеет ряд прав:

• требовать и получать от руководства всю информацию, документацию и средства для качественного выполнения своих прямых обязанностей;
• вносить предложения по улучшению работы;
• требовать соблюдения трудового законодательства Российской Федерации.

Ответственность

В случае ненадлежащего исполнения своих обязанностей, администратор несёт ответственность. Ответственность при некачественном исполнении обязанностей не может превышать ту, которая несётся в соответствии с законодательством Российской Федерации. В случае невыполнения или частичного выполнения обязанностей, предусматривается ответственность:

• за несоблюдение сроков выполнения поставленных задач;
• за невыполнение распоряжения руководства организации;
• за нарушение трудового распорядка и санитарно-гигиенических требований;
• за порчу имущества, если вина администратора установлена;
• за недостачу, выявленную в ходе проведения инвентаризации;
• за сокрытие информации о положении дел в заведении от руководства организации.

Так же как и должностные обязанности, ответственность администратора может быть дополнена руководством заведения, в зависимости от особенностей.

Распорядок работы

Администратор обязан соблюдать распорядок своего рабочего дня. Режим его работы определяется внутренними актами организации и распоряжениями генерального директора.

Условия работы не могут противоречить действующему законодательству Российской Федерации. Режим работы должен быть установлен в соответствии с законами о труде.

Нюансы

Все моменты относительно обязанностей, ответственности и прав работника, прописанные в инструкции не должны ухудшать его положение в сравнении с законами о труде. Должностная инструкция должна соответствовать всем требованиям законов Российской Федерации.

Необходимые деловые данные

Чтобы занимать должность администратора заведения общественного питания, необходимо обладать следующими данными:

• требовательность;
• пунктуальность;
• стрессоустойчивость;
• умение организовать работу коллектива;
• умение находить компромиссные выходы из конфликтных ситуаций;
• иметь достаточный стаж работы для выполнения своих обязанностей;
• знания в области этикета, правил подачи блюд и сервировки стола.

Оценка деятельности

Оценка качества работы сотрудника, занимающего данную должность, проводится по следующим критериям:

• качество и быстрота выполнения поставленных задач и целей;
• эффективность управления своими подчинёнными;
• отсутствие жалоб со стороны клиентов и подчинённых.

Вывод

Вот мы и рассмотрели обязанности администратора ресторана и принцип работы. Наиболее важными умениями, которыми должен обладать администратор ресторана или кафе – это умение общаться с большим количеством людей как с клиентами, так и с подчинёнными. Умение мотивировать команду подчинённых на достижение поставленного результата.

Основные функции и обязанности

К обязанностям управляющего относятся:

1. Встреча и общение с посетителями заведения, проведение их к столику и помощь в выборе места.
   Менеджер должен вести себя предельно любезно и учитывать пожелания гостей по выбору столика и официанта. Администратор наблюдает за их обслуживанием и корректирует работу обслуживающего персонала, незаметно делая им замечания и советы.
2. Организация проведения мероприятий, приемов, свадеб и других торжеств в ресторане.
   Перед подготовкой банкета в ресторане менеджер обязан принять заказ и обсудить все детали с заказчиком. Список вопросов включает составление меню, развлекательной программы, количество официантов, декорации зала и схема рассаживания гостей. Администратор должен ориентироваться в меню кухни и в винной карте, предлагать клиенту варианты оформления банкета и тематики вечера. В случае, если речь идет о выездном торжестве, к организации также включается способ транспортировки.
3. Контроль и создание отчетов, систематизация документации и прием корреспонденции.
   В обязанности входит владение компьютерными программами по обработке данных, а также владение кассовым аппаратом.
4. Подбор и подготовка к работе официантов.
   Одна из самых важных функций – способность выявлять хороших работников при проведении собеседования. Также менеджер должен заботиться о повышении квалификации подчиненных: проводить их обучение; организовывать семинары; проверку знаний и способностей. На основе наблюдений управляющий вправе поставить вопрос об увольнении официанта, или же, наоборот, о его повышении и выдачи премии.
5. Контроль над официантами, работниками службы безопасности и всем, что происходит в зале.
   Администратор следит за выполнением официантами своей работы; за их внешний вид; за отсутствие конфликтов внутри коллектива; за их общением с посетителями, а также за работой бармена и пополнением официантами кассы ресторана после обслуживания клиентов.
6. Решение конфликтов с гостями и внутри коллектива.
   Администратор должен следить за настроением гостей и моментально улаживать недоразумения, всячески предотвращая скандал. Он обязан уметь находить общий язык с самыми разнообразными людьми и сохранять спокойствие в любой ситуации.
7. Состояние и внешний вид зала.
   Необходимо следить за освещением, уборкой и атмосферой. Менеджер принимает активное участие в оформлении заведения и обсуждает многие нюансы с дизайнером, а также занимается закупкой мелкого декора: ламп, свечей, салфеток, картин, скатертей и т.д.
8. Отстранение от работы.
   Администратор имеет право принимать решение об отстранении сотрудников от работы или о досрочном освобождении от обязанностей, если кто-то из подчиненных заболеет, попадет в форс-мажорные обстоятельства или просто отпросится с работы.

Особенности работы в кафе и ресторане

Эти две схожие должности имеют небольшие отличия.

Помимо прочих обязанностей, администраторы кафе должны контролировать внешний вид и качество приготовления блюд, а также следить за работой технического оборудования, в то время как менеджеры ресторанов не вмешиваются в работу кухни.

В определенных ситуациях управляющий кафе обязан помогать официантам с обслуживанием гостей, а иногда даже самим выполнять их обязанности. Еще одно отличие – подбор блюд и составление меню кафе, а также проведение инвентаризации и утилизация испорченных продуктов.

Качества и навыки претендентов на вакансию

В первую очередь работодатель обращает внимание на такие пункты резюме:

• Наличие высшего образования;
• Навыки работы в простейших офисных и бухгалтерских программах;
• Опыт работы.

Кроме этого, огромным преимуществом для вас как кандидата на должность будут:

• Знание английского и других иностранных языков;
• Знание популярных блюд, соусов и вин;
• Опыт на управленческих должностях;
• Умение работать с высокопоставленными клиентами и знаменитостями;
• Опыт в проведении мероприятий и выездных торжеств.

Для того, чтобы успешно пройти собеседование, зарекомендуйте себя как человека, что хорошо разбирается в ресторанном бизнесе. Чаще всего на эту должность берут бывших работников – официантов, барменов или даже представителей кухни – людей, что прошли определенную школу и увидели бизнес изнутри.

Если у вас есть дополнительные способности (умение играть на гитаре; сертификат художественных курсов и т.д.), смело о них заявляйте – в экстремальных ситуациях могут пригодиться любые навыки.

Не стоит врать в резюме или преувеличивать свои заслуги – во время собеседования или принятия на работу вас могут вывести на чистую воду.

Принципы разрешения конфликтных ситуаций в ресторане и другие рекомендации по управлению ресторанным бизнесом изложены в следующем видео плейлисте:

Как нанять правильного менеджера ресторана, кафе

Сразу оговоримся, что статья ориентирована на собственников бизнеса, которые хотят перенести часть своих обязанностей на доверенного человека. Если же вы сами хотите полностью контролировать все процессы, начиная с найма работников и составления расписания официантов, следить за их работой и финансовой отчетностью, то эта статья поможет вам определиться, сможете вы потянуть это сами или нет.

И вдруг вы только в начале пути и только рассматриваете ресторанный бизнес, советуем еще посмотреть нашу статью, где мы рассказываем, что нужно, чтобы открыть кафе с нуля.

Администратор и менеджер — это равнозначные должности в рамках нашей статьи. В разных заведениях используют только одно из этих названий, но функции от этого не меняются.

Выбор идеального администратора в кафе, ресторан

Найти хорошего менеджера иногда даже сложнее, чем искусного повара. А ведь управление рестораном так же важно, как и уровень кухни. Начнем с качеств, которыми, по нашему мнению, должен обладать менеджер ресторана:

Дальновидность. Хороший управляющий всегда думает на несколько шагов вперед. Принимая на работу студента, он должен учитывать, что закроет вакансию лишь частично и в будущем все равно придется компенсировать часы другими сотрудниками. Решая спорную ситуацию с посетителями, нужно не спешить с выводами и наказанием персонала. Безусловно, клиент всегда прав, но если сейчас он уйдет уверенным в своей правоте, то в следующий раз с чистой совестью повторит скандал в вашем заведении.

Харизма. Без этого никуда. Клиенты и персонал должны слушать менеджера не только потому, что он главный, но и потому, что он — интересный человек с богатым жизненным опытом, которому есть, что рассказать и показать. У него живая и грамотная речь, интересная подача мыслей. Нужно уметь привлекать к себе людей: как гостей, так и подчиненных.

Энергичность. У менеджера ненормированный рабочий график, постоянная загрузка и переработки, за что он и получает свои сверхурочные. Он приходит первым и уходит последним, 40 часов в неделю — точно не про него.

Финансовая грамотность. Менеджер — не бухгалтер, но знать ему нужно не меньше. Через него проходят все денежные потоки в заведении, он отвечает за сдачу кассовых смен, списание продуктов и прием товаров. Его подпись должна быть везде.

Внимательность. Он должен замечать: почему официант не убрал со столика грязную посуду, когда проходил мимо с пустым подносом, почему посетителю некуда повесить куртку, из какой бутылки наливает бармен алкоголь в коктейли и т. д. К тому же видеть это нужно практически одновременно. Внимание к мелочам и быстрая реакция — незаменимые навыки хорошего управляющего ресторана. Не обязательно сразу же наказывать или отчитывать персонал, главное — заметить и потом, при удобной возможности, решить проблему.

Сочувствие. Менеджер должен быть строгим, но не бесчувственным роботом. К нему должны приходить сотрудники со своими проблемами по работе и даже с личными переживаниями, которые все равно влияют на их профессиональную деятельность. Не обязательно быть психологом, но желательно уметь слушать, многим уже этого будет достаточно. Конечно, рабочие конфликты нужно решать сразу, стараясь в первую очередь найти компромисс.

Лидерство. Хороший менеджер — тот, кто сам готов встать за барную стойку, если бармен не справляется с наплывом посетителей, помочь официантам с приемом заказов в час пик. Остаться после работы и пересчитать выручку, чтобы понять, откуда появилась недостача. Он должен быть готовым взять на себя часть обязанностей других, чтобы не сбавлять темп работы всего заведения.

Тактичность. Необходимо уметь общаться с людьми из разных слоев населения, держать дистанцию в разговоре так, чтобы гости понимали, что с ними говорит не обычный официант. Но в то же время вникать в их проблемы и своим примером показывать, как для него важно их мнение.

Менеджер — мозг ресторана

Менеджер совмещает функции администратора зала и руководителя персонала. Координирует работу официантов, поваров и барменов. Расставляет работников по позициям и следит, чтобы каждый из них располагал всей необходимой информацией о фирменных блюдах или отсутствии каких-либо позиций в меню. Контролирует, чтобы в ресторане всегда был необходимый запас алкоголя, напитков и т. п.

Запомните, администратор — это еще и лицо вашего ресторана. Он приветствует и встречает гостей, поддерживает с ними разговор, советует и помогает в выборе столика или зала и подсказывает, что стоит попробовать в первую очередь. Хороший менеджер должен знать в лицо постоянных посетителей ресторана, их вкусы и пожелания. От его профессионализма также зависит первое впечатление гостей.

Память на лица — лишь часть необходимых навыков. Умение распознать характер, состоятельность, настроение и поведение гостей — это то, что приходит только с опытом. Такой администратор не позволит разведенным супругам сесть за соседние столики, равно как и не посадит двух бизнесменов, пришедших на деловой ужин, напротив семьи с детьми. Хороший администратор ресторана всегда знает: за каким столом уже 30 минут ждут главное блюдо, кто зашел просто посидеть на баре и выпить пару бокалов, а кому нужно показать столик, за которым сидят его друзья.

Подбор администратора в кафе, ресторан

Самое главное — детально изучите резюме и лично проведите собеседования с кандидатами. Подготовьте вопросы для каждого, основываясь на полученной информации. Позвоните на бывшие места их работы, постарайтесь найти отзывы об этих ресторанах, качестве их обслуживания, объемах работы и популярности.

Если вы уже знаете эти заведения, то проанализируйте качество их работы с новым администратором. Будет полезно пообщаться с персоналом, с которым кандидат ранее работал, узнать инсайдерскую информацию, составить полную картину перед личным общением, если до этого дойдет.

При отборе кандидатов обратите внимание на то, как сочетаются их навыки работы с личными качествами. Человек может быть отличным руководителем и скрупулезным финансистом, но при этом не сможет поддержать разговор и лишний раз улыбнуться входящим гостям. Не бывает идеальных кандидатов, но если их навыки хотя бы на начальном уровне, то их можно развить. А вот полное отсутствие восполнить будет трудно или даже невозможно.

Что еще нужно знать при поиске менеджера в кафе, ресторан:

Зарплата. Администратор — высокооплачиваемая должность. Некоторые владельцы ресторанов стараются помимо обычной почасовой оплаты или ставки начислять бонусы, стимулируя эффективность работы. Это хорошая идея, так как этот бонус зависит от работы всей команды. Главное — не позволять администратору пользоваться своим положением и обязательно определять бонус пропорционально вкладу.

Опыт работы. И не только на должности менеджера, но и на других позициях в ресторане. Вы должны быть уверены, что кандидат понимает принципы работы всех — от посудомойщика до бармена. Возможно, он работал кассиром или поваром. Огромным плюсом будет опыт управления несетевым заведением, где ему приходилось налаживать отношения с поставщиками, внедрять свою рекламную кампанию и правила для персонала.

Способность обучать и подбирать персонал. Умение создать сплоченную и эффективную команду — одна из главных задач успешного менеджера. За хорошим руководителем часто уходят и ключевые работники. Или он сам забирает их в свою команду, когда обоснуется на новом рабочем месте.

Обязанности администратора кафе, ресторана

Менеджер ресторана должен управлять заведением, успевать заботиться о гостях и не забывать о нуждах персонала. Основные обязанности администратора ресторана или кафе:

Открывать и закрывать ресторан — самые ответственные ежедневные операции. У менеджера есть ключи от здания, код сигнализации, доступ к сейфу. Он говорит, кому и во сколько приходить, с чего начинать работу и когда закрывать заведение. Распределяет нагрузку равномерно в течение дня и следит за корректным закрытием смен персоналом.

Следить за остатками на складах. Обычно менеджер управляет всем, что связано с запасами на складе, проводит инвентаризацию, общается с поставщиками, ведет учет всех проданных блюд и напитков. Проще всего это делать с помощью системы автоматизации, тогда нагрузка на администратора существенно снижается и он может уделять больше внимания гостям и проблемам персонала. Например, в Poster, облачной системе автоматизации, владелец заведения сможет контролировать работу своего менеджера из любого места и в режиме реального времени отслеживать продажи и статистику по работе всего заведения. Это касается и следующей обязанности менеджера.

Контролировать финансовые операции. Менеджер контролирует работу с кассовыми аппаратами, мобильными терминалами официантов, закрытие кассовых смен, инкассацию. Разъясняет персоналу возможности оборудования и обязательные процедуры: возврат денег, разделение чека, разбивка чека на наличный и безналичный расчет и т. п.

Внедрение маркетинговых стратегий. Несмотря на то что большинство владельцев подключают отдельные маркетинговые команды, именно от менеджеров ресторанов зависит реализация всех их задумок в жизни. А менеджерам небольших независимых ресторанов приходится работать еще и над продвижением бренда заведения, его концепции, идеи.

Контролировать расходы на персонал. Основные издержки ресторанного бизнеса — забота менеджера. Вместе с ответственностью за распределение и контроль рабочего времени. Он отвечает за запись рабочих часов и отдает отчеты владельцу и бухгалтеру.

Вырастить менеджера

Не забывайте, что вы также можете найти менеджера внутри вашего коллектива. Если при старте бизнеса у вас не было острой необходимости в администраторе или вы сами выполняли эту роль, то вполне возможно, что у вас уже есть подходящий человек. Помогите раскрыться кому-то из персонала, постепенно перекладывая на него свои обязанности и обучая новым навыкам. Вы сможете удержать полезных и преданных людей в своем бизнесе, если дадите им возможность роста.

Хорошего менеджера сложно найти, а еще труднее удержать.