Инвентаризация на кухне ресторана

Порядок организации и проведение плановых и внеплановых инвентаризаций (ревизий) в ресторане и дугих предприятий общественного питания

ИНВЕНТАРИЗАЦИЯ МАТЕРИАЛЬНЫХ ЦЕННОСТЕЙ

p, blockquote 1,0,0,0,0 —>

Причины проведения:

p, blockquote 2,0,1,0,0 —>

Плановая – как правило проводится один раз в год, периодичность и время проведения устанавливается генеральным директором.
При смене материально-ответственных лиц, при приемке и передаче дел.
При необходимости списания испорченных материальных ценностей или при установлении фактов хищения.
В других случаях на усмотрение генерального директора.

ПЛАНОВАЯ ИНВЕНТАРИЗАЦИЯ СКЛАДОВ

p, blockquote 3,0,0,0,0 —>

Для проведения плановой инвентаризации складов создается комиссия (не менее трех человек). Проводится ежемесячно, каждое первое число отчетного месяца. Инвентаризация проводится в сроки, установленные приказом. Инвентаризация складов подразделений может быть начата только в присутствии руководителя подразделения или лица его замещающего. Проверка фактического количества товара производится при обязательном участии материально-ответственных лиц. Наименования инвентаризуемых ценностей, их количество указывают в описях по номенклатуре и в единицах измерения, принятых в учете. Комиссия проверяет фактическое наличие товаров на складе путем обязательного их пересчета, перевешивания или перемеривания. Для проведения инвентаризации необходимо:

p, blockquote 4,0,0,0,0 —>

Наличие расходных документов, актов или отчетов о движении товаров на складе за отчетный месяц.
Наличие инвентаризационных описей по каждому складу
Наличие рабочей силы для перевешивания и перемещения товаров, технически исправным весами, мерной тарой и т.п.

РЕЗУЛЬТАТЫ ИНВЕНТАРИЗАЦИИ

p, blockquote 5,1,0,0,0 —>

Выявленные при инвентаризации расхождения фактического наличия имущества с данными учета регулируются в следующем порядке:

p, blockquote 6,0,0,0,0 —>

Суммы излишков и недостач по итогам инвентаризации указываются в соответствии с их оценкой в учете.
Товары, оказавшиеся в излишке, подлежат оприходованию с последующим установлением причин возникновения излишка и виновных лиц (как приложение должна быть служебная записка от ответственного лица);
Недостачи товаров, а также недопустимая порча, относятся на виновных лиц. В тех случаях, когда виновные лица не установлены убытки от недостач и порчи списываются на издержки производства (как приложение должна быть служебная записка от ответственного лица), но только после согласования с директором.
Взаимный зачет излишков и недостач в результате пересортицы может быть допущен только в виде исключения.

ПРОМЕЖУТОЧНАЯ, ВНУТРЕННЯЯ ИНВЕНТАРИЗАЦИЯ.

p, blockquote 7,0,0,1,0 —>

Необходимо проводить еженедельные инвентаризации по бару, складу бара, кухне, складу кухни, складам хозяйственных товаров и посуды, для ведения наиболее точного учета, а также для контроля движения товара, закупок и внутренних перемещений.

p, blockquote 8,0,0,0,0 —>

Такие инвентаризации проводятся путем полного или частичного(по некоторым позициям) снятия фактических остатков. Все излишки возникающие по объяснимым причинам таким способом можно учитывать и оприходовать, во избежание злоупотреблений персонала и тем самым облегчая проведение плановых инвентаризаций и отчетности по ним.

p, blockquote 9,0,0,0,0 —> p, blockquote 10,0,0,0,1 —>

Инвентаризация на кухне ресторана

Инвентаризация — самая нелюбимая часть работы любого ресторатора. Но именно она позволит избежать многих проблем, будь то списание товара, оплата счетов или контроль за персоналом.

Для эффективной и быстрой инвентаризации мы рекомендуем установить единую систему учета, например iiko, которая автоматически списывает продукты и сообщает об опасных действиях.

Что такое инвентаризация в ресторане?

Инвентаризация показывает реальную ситуацию со складом, а также доход и маржинальность.

Виды инвентаризации:

Еженедельная. Как правило, это только учет продуктов.

Ежедневная. Учет остатков бара.

Внеплановая. Внезапная инвентаризация, о которой никто, кроме вас, не знает. Это может быть как выборочная проверка по определенным позициям, так и полная инвентаризация кухни или бара. В этом подходе главное — эффект неожиданности.

Кто проводит инвентаризацию?

Ответственные лица — управляющий, шеф-повар, шеф-бармен.

Если в ходе проверки выявляются минусы по остаткам, затраты распределяются между ответственными лицами.

А это, как правило, все кто имеет доступ к ТМЦ от повара до менеджера.

Что может показать инвентаризация:

К расходникам необходимо относиться максимально внимательно, если вы продаете навынос/доставку. Правильнее будет считать себестоимость с учетом расходных материалов. В калькуляцию необходимо вносить упаковку и контролировать, как списывается.

2. Дубль-позиция. «Овощи замороженные» и «замороженные овощи». В технологических картах указана одна позиция, а товар приходуется на склад по другой.

3. Повара и бармены не работают по тех. картам, не соблюдают рецептуру — происходит перепорционирование.

4. Большие остатки товара на складе. Лучше заказывать продукцию чаще, но меньше. Это «замороженные» деньги, что будет сказываться и на вашей маржинальной прибыли, из которой вы оплачиваете все ежемесячные расходы.

5. Недочеты в подсчетах. Когда вы видите, что остатки по одной и той же позиции постоянно расходятся, надо проверить калькуляционные карты, куда входит эта позиция.

6. Воровство. Об этом пункте мы подробнее расскажем ниже.

7. Возможности для лояльности.

Часто в рецептуре прописано одно количество продукта, а в процессе приготовления используется намного меньше. К примеру в тех. карте для приготовления кофе указано большее количество молока, чем попадает в чашку гостю (в питчер требуется налить определенное количество молока для приготовления идеальной пены, но размеры чашек различаются, и в питчер остается молоко). При проведении инвентаризации молоко часто показывает в большом плюсе.

Вот в этих плюсах по молоку и есть возможности для лояльности: молоко можно не выливать, а приготовить напиток и подарить его гостю.

Старайтесь не упускать такие моменты, как возможность использовать плюсы для повышения лояльности гостей. Лояльности не бывает слишком много.

Читать еще: Авторская кухня рецепты

Воровство

Самый распространенный метод обмана использовать один и тот же столик с «частым» заказом несколько раз. Это актуально для заведений с маленьким меню. После оформления заказа кассир распечатывает пречек для гостя, но стол не закрывается, а пречек отменяется.

При следующем таком же заказе, создавать новый стол нет необходимости.

Как бороться с воровством:

Анализируйте среднее время обслуживания. В какой смене, какой стол, какие блюда.

Проводите выборочную внеплановую инвентаризацию именно тех позиций (ингредиентов), которые используются в приготовлении популярных блюд и напитков.

Второй способ, учитывать в тех. карте процент отхода (то что уходит в мусор). Если этот показатель вдруг превратится из 20% в 80% вы сразу заметите.

Если возникли расхождения, что делать?

Необходимо пересмотреть калькуляцию и составленные тех карты.

Проверить в каких единицах занесен товар и сравнить с накладной.

Составить программу лояльности для гостей.

Обратить внимание на те позиции, которые регулярно уходят в минус.

Проводить обучение персонала.

Как сделать анализ?

Выбрать те позиции, в которых отмечается расхождение, если это покупные товары, проверьте накладные и приход товара за неделю. Если же вы не нашли ошибки, то причины могут быть иные, например: воровство, не списанная просроченная продукция, неправильно пробили.

Если это ингредиенты, необходимо внимательно пересмотреть тех карты, если ошибок нет, то проверить работу повара, соблюдается ли рецептура. Если и здесь все в порядке, то остается неправильное списание и воровство.

Какой процент недостачи и списания можно считать допустимым?

Списание:

Для кофейни — не должен превышать 5 процентов (если не производит выпечку).

Для фастфуда — так же не более 5%.

Для кафе и ресторана, не должен превышать 3 процента. Если же он выше, то это признак больших остатков, неправильно оформленных заказов, заготовок.

Особенности проведения инвентаризации

Если у вас продается уже готовая продукция, то это штучный учет и в таких заведениях можно проводить учет ежедневно. Та же ситуация в баре.

Для заведений работающих навынос — необходимо учитывать материалы упаковки, включать их в калькуляцию.

Для заведений с полным циклом производства, необходимо обратить внимание на остатки.

Советы для ресторатора

Запланируйте график, выберите ответственного сотрудника, проверьте тех карты. Не забывайте анализировать результаты инвентаризации.

Сделать инвентаризацию проще и сократить время можно с помощью системы автоматизации iiko. Программа позволяет следить за остатками в режиме реального времени.

Инвентаризация в ресторане и кафе

Инвентаризация — неотъемлемая часть рабочего процесса в жизни заведения — и, пожалуй, одна из самых скучных. Тем не менее именно благодаря ей вы сможете избежать большинства проблем с поставками, списаниями, оплатой счетов и контролем персонала.

Чтобы эффективно и быстро проводить инвентаризацию лучше всего установить в заведении единую систему учета, которая будет автоматически списывать затраченные продукты со склада, напоминать о поставках и т. д. Например, как это умеет Poster. Зарегистрируйтесь и попробуйте сами, первые 15 дней бесплатно.

Разобраться с этим непростым и важным вопросом нам помогла Екатерина Кочурова , директор ресторанного агентства Resto-school. Мы специально взяли у нее интервью для этой статьи.

Что такое инвентаризация в ресторане?

Инвентаризация — это не просто подсчет остатков и сравнение планируемого остатка с фактическим. Результат инвентаризации напрямую влияет на ваш реальный доход, на маржинальную прибыль.

Давайте посмотрим, как должна проводиться инвентаризация в ресторанах, как часто, кем и, самое главное, что делать с результатами инвентаризации.

Как часто нужно проводить инвентаризацию?

Инвентаризация бывает нескольких видов в зависимости от сроков и объема проверки:

Ежемесячная. Учет продуктов, расходных материалов, дезинфицирующих средств и других хозяйственных товаров.

Еженедельная. Как правило, это только учет продуктов.

Ежедневная. Учет остатков бара. Каждый вечер управляющий или ответственный шеф-бармен проводит инвентаризацию, пока бармен закрывает смену и убирает свое рабочее место. Ежедневная инвентаризация кухни очень затратна, поэтому встречается крайне редко.

Внеплановая. Внезапная инвентаризация, о которой никто, кроме вас, не знает. Это может быть как выборочная проверка по определенным позициям, так и полная инвентаризация кухни или бара. В этом подходе главное — эффект неожиданности.

Кто проводит инвентаризацию?

Ответственные лица — управляющий, шеф-повар, шеф-бармен. Выявленные по результатам инвентаризации минусы по остаткам, как правило, распределяются среди материально ответственных сотрудников. А это все, кто имеет доступ к товарно-материальным ценностям: повара, бармены, официанты, менеджеры.

Что может показать инвентаризация:

1. Ошибки в единицах учета. Например, по накладной товар приходит вам упаковками, а приходовать нужно в штуках. При внесении остатков вы указываете количество в штуках, а в системе учета эта позиция внесена в упаковках.

Например, в одной из кофеен, с которыми я работала, по результатам инвентаризации выходил плюс в 48 000 рублей. Дело в том, что пергаментную бумагу для упаковки сэндвичей приходовали в упаковках, а остатки при инвентаризации вносили в листах.

К расходникам нужно относиться максимально внимательно, особенно если у вас много позиций продается навынос или через доставку. В таком случае правильно считать себестоимость с учетом расходных материалов. Это поможет вам в анализе управленческой отчетности, она будет объективной и реальной. В калькуляцию таких позиций лучше включать упаковку, а также контролировать, как персонал пробивает товар: в зале или навынос (чтобы упаковка списывалась правильно).

2. Позиции-дубликаты. Например, «креветки замороженные» и «замороженные креветки». В технологических картах указана одна позиция, а товар приходуется на склад по другой. Это очень быстро выявляется с помощью инвентаризации.

3. Повара и бармены не работают по тех. картам, не соблюдают рецептуру — происходит перепорционирование.

4. Большие остатки товара на складе. Лучше заказывать продукцию чаще, но меньше. Это «замороженные» деньги, что будет сказываться и на вашей маржинальной прибыли, из которой вы оплачиваете все ежемесячные расходы.

Читать еще: Кухня общественного питания

5. Недочеты в подсчетах. Когда вы видите, что остатки по одной и той же позиции постоянно расходятся, надо проверить калькуляционные карты, куда входит эта позиция.

6. Воровство. Об этом пункте мы подробнее расскажем ниже.

7. Возможности для лояльности.

Да-да, в вашей инвентаризации скрывается даже это! Вот пример для кофеен. Часто в тех. карте для приготовления капучино указано большее количество молока, чем попадает в чашку гостю (причина — нам необходимо налить в питчер определенное количество молока для приготовления идеальной пены, но размеры чашек могут различаться, и в питчер может остаться молоко). В хороших кофейнях бариста понимают, что взбитое молоко проживет буквально несколько секунд, и добросовестно выливают его, если нет следующего заказа. Таким образом, при инвентаризации в кофейне молоко часто «плюсит» (при условии, что тех. карта учитывает специфику приготовления).

Вот в этих плюсах по молоку и скрываются возможности для лояльности: молоко можно не выливать, а приготовить капучино или латте и подарить его гостю — тому, кто давно сидит за столиком и уже заскучал или кто зашел за свежими круассанами к завтраку и уже покупал кофе. Эффект — ваше заведение запомнится гостю, он всем об этом расскажет и в следующий раз уж точно не променяет вас на другую кофейню. Для вас это списание порции эспрессо на маркетинг (не забывайте списывать, не то кофе уйдет в минус).

Воровство

Самый популярный метод — это использование одного и того же стола с «частым» заказом по несколько раз. Это особенно актуально для заведений с небольшим меню, где есть позиции топовых продаж. Например, в кофейне это капучино, в баре — виски с колой и т. д. После оформления заказа распечатывается пречек для гостя, но стол не закрывается, а пречек отменяется. Таким образом, при следующем таком же заказе не создается новый стол, а просто снова распечатывается пречек — так через один стол можно пропустить несколько заказов. Существуют еще и другие типичные ошибки официанта помимо воровства, с которым тоже нужно бороться.

Как бороться с воровством:

Следите в течение дня за «висящими» столами, которые долго не закрываются.

Анализируйте среднее время обслуживания. Если вдруг появляется отклонение от средней скорости, посмотрите, у какого сотрудника и в какие смены это наиболее заметно. Далее можно еще глубже проанализировать столы, учитывая заказанные блюда и напитки, и выявить закономерность.

Есть еще один способ, но он более сложный. В тех. карте должен учитываться процент отхода (зачистка овощей, обрезки — в общем, все, что уходит в мусор). Тогда вы сразу заметите, если этот показатель вдруг превратится из 20% в 80% (а обычно это не самые дешевые позиции, такие как осьминог или ананас). Выходит, что один ананас получил гость в своем шейке, а один забрал себе бармен — необязательно самим продуктом, а деньгами, например, благодаря непробитым чекам.

Что делать с расхождениями?

Ваши управляющие должны уметь читать отчеты и объяснять, почему есть расхождения (как плюсы, так и минусы), понимать причину несоответствий. Не придумывать оправдания, а уметь анализировать.

Пересмотреть калькуляции и тех. карты.

Проверить единицы учета в системе.

Придумать систему лояльности (для продуктов, которые из-за технологии производства выходят в плюс).

Вести дополнительный контроль тех позиций, которые регулярно выходят в минус.

Провести дополнительное обучение для поваров-новичков, закрепить за ними наставников.

Как анализировать:

Выделить позиции, по которым есть расхождения.

Если это штучная продукция — то, что вы не производите сами (сок, вода, печенье и т. д.), — перепроверьте накладные, оприходованные за неделю. Если ошибок в них нет, то причин недостачи может быть несколько: воровство, забыли списать «просрочку», невнимательность при пробитии.

Если это ингредиенты, из которых вы готовите, то нужно разбираться с калькуляциями и тех. картами, и, если ошибок в них нет, нужно проверить, как точно повара соблюдают рецептуру. Если же с этим все в порядке, остаются несвоевременные списания и воровство.

Допустимый процент недостачи и списаний для разных типов заведений

Любое расхождение по недостаче недопустимо, это показатель неорганизованности работы и плохого контроля.

По списанию:

Для кофеен — максимум 5% для продукции, которая закупается готовой, а не производится самим заведением (сэндвичи, десерты, выпечка). Этот процент можно удерживать на низком уровне, если правильно оформлять заказы, но он никогда не будет нулевым — иначе у вас будут пустые витрины.

Для фастфуда — тоже не более 5%. Это вся продукция: как правило, заготовки и полуфабрикаты.

Для кафе и ресторанов, где все готовится «из-под ножа», — 3% (все, что выше, — признак больших остатков и неграмотных заказов, заготовок).

Специфика проведения инвентаризации для разных типов заведений

Инвентаризация для заведений с готовой продукцией — это штучный учет. Его нужно проводить как можно чаще, возможно, даже ежедневно. Так вы сможете сразу определять ошибки в накладных, единицах учета и выявлять факты воровства. Аналогичная ситуация и с барами: пока бармен закрывает смену, управляющий проводит инвентаризацию.

Для заведений, где большое количество продукции продается навынос или через доставку, очень важно регулярно вести учет расходных материалов и упаковки. Обязательно включайте их в калькуляционную карту и учитывайте в себестоимости.

Читать еще: Технологический процесс приготовления салатов кухни китая

Для заведений с полным производственным процессом остатки являются показателем соблюдения тех. карт и адекватных закупок.

Проблемы с инвентаризацией бара и кухни

Самая частая проблема — учет заготовок, которые используются и в баре, и на кухне.

Например, замороженная клубника и сахар. По факту у вас в остатках могут быть как сами ингредиенты по отдельности, так и в составе клубничного соуса. Его вы можете использовать и в баре, и на кухне. Главное, не путать остатки по подразделениям, а обязательно учитывать отдельно бар и отдельно кухню. Прежде чем вносить остатки, нужно внести в инвентаризацию тех. карту на клубничный соус и указать, сколько этого соуса в граммах есть в остатках по факту. Тогда система автоматически пересчитает каждый ингредиент в граммах и прибавит то количество, которое есть в составе соуса, к тому, что есть в «сыром» виде.Дополнительные и альтернативные методы инвентаризации

Дополнительные методы — это внеплановая инвентаризация по отдельным позициям. Важен эффект неожиданности: никто из персонала не должен понимать, когда вы можете провести инвентаризацию. Альтернативный метод, точнее, метод анализа в помощь инвентаризации, — это ежедневная проверка и контроль актов списания с разбором причин списания. Если вы будете делать это ежедневно, то сможете незамедлительно вносить поправки в заказ продуктов и гораздо быстрее обнаруживать проблемные моменты, чтобы исключить их в будущем.

Советы начинающим рестораторам

Спланируйте регулярность, назначьте ответственных и научите персонал правильно приходовать накладные (конечно, если это у вас делает не бухгалтер). Проверьте, все ли тех. карты, в том числе и на заготовки, внесены в вашу систему учета. И обязательно запомните: результаты инвентаризации нужно анализировать постоянно, это непрерывный процесс.

Облегчить инвентаризацию для малых и больших заведений поможет система автоматизации ресторана. Программа имеет гибкий и удобный функционал складского учета, и вы сможете увидеть реальные остатки на складе в любой момент времени.

Инвентаризация, как обязательная часть рабочего процесса

StoreHouse_5 – новая версия программы складского учета

r_keeper: автоматизация ресторанов – главный тренд цифровой эпохи

Второй грузинский ресторан Megobari под управлением r_keeper_7

Автоматизация еще одной точки сети бара-буфета «Николай» с помощью r_keeper_7

Инвентаризация — обязательная часть рабочего процесса в любом заведении. Она позволяет сверять фактические данные с данными программного учета. Это основной способ контроля сохранности товаров на складе. Чем чаще проводятся инвентаризации, тем более точной информацией владеет руководство, и тем более своевременными будут приняты решения на кухне ресторана.

Как должна проводиться инвентаризация и что делать с её результатами?

Инвентаризация бывает нескольких видов в зависимости от объема проверки и сроков:

Ежемесячная. Полный учет продуктов, расходных материалов и хозяйственных товаров;
Ежедневная. Обычно применяется для учета остатков бара. Каждый вечер перед сдачей смены снимаются остатки по алкоголю;
Внеплановая. Внезапная инвентаризация, о которой персонал не предупреждён. Обычно это выборочная проверка по определенным позициям, но может быть и полный пересчёт кухни или бара.

При подготовке к инвентаризации согласовывают сроки её проведения, распечатывают бланки с номенклатурой товаров, проверяется внесение всех документов по кухне и бару.

Пустые бланки со списком товаров – это неотъемлемая составляющая инвентаризации. Без них сотрудники могут что-то случайно пропустить или при желании специально сфальсифицировать данные. Также может возникнуть путаница в наименованиях товаров, что тоже приведет к получению неверных данных. В программе StoreHouse есть возможность составить и распечатать такие бланки по всей номенклатуре, или по выбранным группам. Ещё можно использовать программный модуль FoodFactory и не тратить бумагу, а вносить результаты подсчетов сразу в электронном виде.

Все товары должны попасть в инвентаризацию, это и одноразовая посуда, и продукты, и уже приготовленные полуфабрикаты (соусы, тесто и т.д.). Механизмы StoreHouse_5 позволяют добавлять полуфабрикаты в сличительные ведомости и раскладывать их на ингредиенты по текущим технологическим картам.

Инвентаризация помогает не только контролировать остатки, но и выявлять ошибки в программе учета, например:

Задвоенные позиции. В технологических картах для списания указана одна позиция, а товар приходуется на склад по другому наименованию. Например, «помидоры» и «томаты».
Ошибки в единицах измерения. Допустим, в накладной написано 5 упаковок стаканчиков по 100 штук, а кладовщик вносит в программу просто 5 штук.
Ошибки в технологических картах, когда при занесении рецептуры, выбрали не ту номенклатуру или перепутали количество.
Неучтенная упаковка. К расходным материалам нужно относиться внимательно: правильно считать себестоимость позиций «навынос» с учетом упаковки. Например, можно завести модификаторы «с собой» и «в зале». Модификатору «с собой» составить калькуляцию с учетом упаковки.

Так, для удобства при инвентаризации, расходные материалы можно считать по весу. Взвесить большую упаковку, посмотреть, сколько штук в нее входит, разделить вес на количество – получится вес одной единицы.

По результатам инвентаризации можно увидеть следующее:

Большие остатки товара на складе. Лучше заказывать продукцию чаще, но меньше, это позволит сократить количество списаний испортившейся продукции;
Не соблюдение рецептуры. Кухня закладывает в блюда меньший вес ингредиентов, за счет чего получаются излишки;
Не списанные или не перемещенные с кухни на бар продукты;
Пересорт, когда фактический остаток товара не совпадает с расчетным, причем излишек и недостача похожих продуктов в тождественном количестве. Например, недостача воды без газа и такой же излишек газированной воды. Эту проблему можно решить в программе StoreHouse с помощью «Акта переработки»;
Выявить злоупотребления со стороны персонала.

Проведение инвентаризации в ресторане – это сложный процесс, требующий непрерывного контроля на каждом этапе. Он позволяет сверить фактические данные с данными бухгалтерского учета, выявить ошибки и злоупотребления. Чем чаще проводятся инвентаризации, тем более актуальную информацию имеет управляющий и может осуществлять грамотное планирование и развитие бизнеса.