Kpi менеджера по закупкам

KPI в закупках

Доказательством правильного функционирования любой деятельности является ее эффективность. Для службы закупок это точно также справедливо, как и для любого другого отдела. И если оценить итог деятельности можно, соотнеся полученный результат и затраченные ресурсы, то повысить эффективность удается лишь с использованием определенной системы показателей — KPI. KPIs (или Key Performance Indicators) описывают и как индикатор достигнутых результатов, и как ключевые показатели деятельности, и как систему, с помощью которой производится оценка эффективности сотрудников, бизнес-процессов и поставщиков. Точное определение KPI следующее: это измеримый показатель достижения поставленных целей или удачного завершения определенного дела.

Основные показатели KPI:

• произведенный результат;
• затраты;
• соответствие процесса работы установленному алгоритму;
• производительность;
• соотношение затрат и результата

Расчет показателей эффективности происходит на основе заранее подготовленных данных KPI результата и KPI затрат. Итогом расчета будет единая характеристика всей деятельности. В сфере логистики, где основная часть деятельности непосредственно зависит от работы менеджеров, показатели KPI позволяют как поощрять сотрудников, так и выявлять слабые стороны в исполнении задач.

Работа сотрудников службы закупки оценивается с учетом:

• затрат службы закупок;
• работы службы с поставщиками (в том числе конкурентные закупки);
• полноты выполнения заказа (OTIF-индикатор);
• соблюдения графика платежей;
• общей оценки эффективности закупки, в которой должна быть учтена реализованная экономия.

При этом анализ показателей процесса должен соответствовать следующим правилам :

• показатели должны быть измеримыми;
• набор показателей должен быть минимальным (не больше 5);
• стоимость показателя не может превышать управленческий эффект.

Являясь инструментом анализа, KPI может применяться на стадии планирования и контроля деятельности. Рассмотрим более развернуто этапы закупочного цикла (Procure-to-Pay, P2P, т.е. «От заявки до оплаты»), а также применение и расчет некоторых показателей KPI:

1. Формулирование потребности и ее описание.
На этом этапе в первую очередь определяется процент затрат компании, которые контролирует служба закупок. Показатель рассчитывается на основе соотношения затрат компании, за которые ответственна служба закупок ко всем затратам компании.

2. Определение источника поставки
Здесь в частности рассматривается процент поставщиков, на которых приходится 80% затрат компании. В основе расчета — соотношение этих поставщиков.

3. Контракты и управление ими
Один из показателей эффективности этого этапа — выявление процента закупок, которые были созданы на основе стандартных контрактов компании. Для расчета используются данные по закупкам по стандартным контрактам в соотношении к общему количеству закупок по общим контрактам.

4. Управление поставками
Здесь один из KPI — это установка цикла заказа на закупку. Требуется определить количество дней, за которые отдел закупок может подготовить заказ на закупку и отправить его поставщику.

5. Прием товаров
Вычисляем OTIF-индикатор, который показывает то, насколько полно и точно выполняется заказ. Методика расчета: соотношение количества точно выполненных заказов в пределах установленного временного промежутка.

6. Отслеживание оплат поставщику
На этом этапе первоначально следует выявить процент счетов, которые были оплачены без контракта
Для расчета здесь берутся оплаченные счета, для которых с поставщиком не заключался контракт.

7. Общая оценка эффективности поставки
Определяем среднее время закупки из расчета времени между формулировкой потребности и подписанием контракта.

KPI для процесса закупки в ресторане

Любое управление основывается на измерении, которое можно называть по-разному – контроль, мониторинг, управление отклонениями и т.д. Мы что-то меняем, смотрим на результат, снова меняем и снова смотрим на результат и так бесконечно. И даже если мы не хотим ничего менять, то мы все равно обязаны измерять, потому что меняется мир вокруг нас и результат работы ресторана может измениться даже если он сам работает идеально, точно и стабильно. Методы измерения могут быть сложными, требовать сбора информации и глубокого анализа данных. Такое обычно проводят перед какими-то серьезными преобразованиями в ресторане. Но в оперативной ежедневной работе чаще всего используют какие-то простые, легкие в определении методы, которые затрагивают ключевые области работы ресторана. Именно такие «быстроизмеримые параметры» обычно называют «ключевыми параметрами деятельности» или всем привычным термином KPI (Key Performance Indicator).

По своей сути KPI похожи на «маячки» — они показывают «критические отклонения» от нормальной работы. Такие отклонения могут быть как в лучшую сторону, так и в худшую, что на практике встречается гораздо чаще. Мы регулярно рассчитываем KPI и как только они выходят за пределы нормы, тут же начинаем внимательно разбираться – что случилось, с чем связано изменения, к чему оно приведет в дальнейшем. Также KPI часто применяют при расчете мотивационной части вознаграждения сотрудников. Улучшил результаты – получи премию!

Примеры KPI для службы закупки ресторана

У службы закупки ресторана тоже могут быть свои KPI. И мы в DocsInBox очень любим те рестораны, которые хотят их измерять и управлять своей работой на основе таких измерений. Вот несколько самых популярных KPI для отдела закупок ресторана:

1. Сравнение цен с конкурентами. Хороший закупщик просто обязан проводить регулярную ревизию тех цен, по которым он работает со своими поставщиками. Делать это нужно минимум раз в месяц. Как понять, что эта работа выполнена? Требуйте заполнения простого отчета по сравнению цен хотя бы на самые ходовые позиции, которые составляют всего 15-20 позиций вашей закупаемой номенклатуры. В наших доксах такой отчет можно получить по запросу.

2. Своевременность оплат поставщикам. Хорошие отношения с партнерами – залог взаимовыгодного сотрудничества. Выполнение своих обязательств является основой таких отношений. И часто мы нарушаем сроки оплаты не из-за того, что на счетах нет денежных средств, а просто по банальной забывчивости. Ваш закупщик является самым заинтересованным в хороших отношениях с поставщиками сотрудником. Поэтому именно в его зону ответственности должен входить контроль за своевременностью оплат и взаиморасчетами с нашими поставщиками. Количество дней просрочки будет очень хорошим KPI для контроля за этим процессом.

3. Уровень качества складских запасов. Этот параметр каждый может определить для себя самостоятельно. Но мы рекомендуем считать качественными те запасы, которые обеспечивают стабильное наличие на складе 90% товаров вашего «золотого запаса» самой закупаемой номенклатуры. KPI этого параметра работы склада – число дней за период, в течении которых остаток товаров «золотого запаса» был ниже минимального количества. Как определить минимальное количество и сам «золотой запас» мы рассказывали в нашей статье « Как съесть слона в оптимизации закупок ».

4. Оборачиваемость складских запасов. Как ее рассчитывать мы рассказывали в статье « Оборачиваемость — «спидометр» экономики ресторана ». Это не самый простой и оперативный показатель, поэтому такой KPI имеет смысл рассчитывать не чаще, чем раз в квартал. Но при этом это, наверное, самый точный и эффективный показатель, на который закупщик вашего ресторана имеет прямое влияние. Зафиксируйте какое-то «нормальное» значение оборачиваемости для товарной группы и мотивируйте своих сотрудников на улучшение этого показателя.

5. Сумма списаний из-за порчи товара. Этот показатель расскажет о качестве закупаемого товара. Сколько уходит на отходы при обработке? Сколько списали прямо в кладовой? Но такие показатели нужно уравновешивать контролем со стороны кухни, чтобы закупщики и кладовщики не стремились «втюхать» на кухню свои «прокисания» любой ценой.

Рекомендации по выбору KPI для службы закупок

Есть несколько рекомендаций, которые помогут вам правильно настроить работу по KPI:

1. Число показателей не должно быть больше 5, но и не меньше 3. Большое число KPI сделает систему слишком сложной и только запутает и вас и ваших сотрудников. Слишком малое числе KPI нарушит баланс работы ресторана – именно на оптимизацию этих значений будут обращать внимание ваши сотрудники в ущерб другим показателям. Например, оборачиваемость можно улучшить за счет сокращения числа товаров в кладовых, но как это скажется на работе ресторана?

2. KPI необходимо выбирать из разных областей. В нашем примере мы привели такие – поддержание отношений с поставщиками и контроль за ценами, поддержка товарного запаса и оборачиваемость, объем списаний и скорость проведения инвентаризаций.

3. KPI должны быть понятны и легко рассчитываемыми. Прежде чем вводить систему мотивации на их основе убедитесь, что сотрудники понимают откуда берутся цифры, как они рассчитываются и почему они так важны для работы ресторана. Сотрудники должны доверять и системы и тем цифрам, которые она вам дает. Если такого доверия нет, то ничего кроме тихого саботажа вы не добьетесь.

Почти все приведенные в этой статье KPI вы можете получить за 5-10 минут при помощи нашего DoсsInBox. Когда вы покупаете нашу систему воспринимайте ее как дорогой инструмент – если вы ее не используете или используете неправильно, то значит вы просто зря потратили свои деньги. Поэтому вводя KPI на основе наших данных, вы разгоняете эффективность работы и ресторана и DocsInBox просто до космической скорости!

Kpi менеджера по закупкам

Предприятиям для сохранения своих позиций на рынке и увеличения своей доли следует внимательнее подходить к управлению себестоимостью и качеством своей продукции, т.к. именно они существенно влияют на конкурентоспособность предприятия на рынке.

У любого заинтересованного в результате собственника или управленца всегда стоит задача повышения доходности предприятия. Конечно же, не в ущерб качеству выпускаемой продукции. Давайте подробнее рассмотрим возможности по сокращению потерь в этом направлении. Предотвращение потерь иногда называют термином loss prevention — заимствован из ритейла, где постоянно что-то пропадает в торговом зале…

Мы видим следующие возможности по сокращению потерь в части Системы закупок:

1. Сокращение потерь бюджета и снижение себестоимости.
2. Сокращение недопродаж / недопроизводства.
3. Сокращение запасов сырья и материалов.

Рассмотрим эти задачи немного подробнее:

Сокращение потерь бюджета + снижение себестоимости.

На практике можно реализовать с помощью простых мероприятий.

Контроль цен и снижение цены закупки.

Цены закупок необходимо контролировать, периодически проверять снабженцев. Делать аудит, мониторинг закупок. Желательно независимо, желательно на основе реальных сделок. Тогда Вы однозначно будете знать рыночные условия. И практически всегда это приводит к снижению цены закупок.

Подбор оптимальных ингридиентов.

Это поле деятельности технологов, которые всегда должны искать оптимальные ингридиенты для производства продукции. Ваша задача сделать так, чтобы они не «заснули», чтобы процесс был постоянный. В этом может помочь Система ключевых показателей эффективности (англ. Key Performance Indicators, KPI), о которой поговорим ниже.

Сокращение недопродаж / недопроизводства.

На практике можно реализовать с помощью следующих мероприятий.

Планирование, в т.ч. автоматизация.

Функция планирования крайне важна. Хороший планировщик может:

• Сократить недопродажи, ликвидировать OOS (Out-of-stock), управляя остатками готовой продукции;
• Увеличить оборотные средства, управляя остатками готовой продукции, сырья и материалов;
• Сократить затраты на склады, управляя остатками готовой продукции, сырья и материалов;

Затраты на закупки можно сократить, составив грамотный План закупок:

• Получить План продаж от Отдела продаж или ПЭО.
• Получить корректные остатки готовой продукции от логистов (склада).
• Рассчитать План производства под План продаж и с учетом текущих остатков. План производства – это потребность в ТЕ по периодам (желательно — дням).
• Рассчитать потребности в сырье и материалах под согласованный План производства. Рассчитать План закупа под потребности в сырье и материалах с учетом лагов поставки и минимальной партии поставки.
• План закупок – это сгруппированная потребность в сырье и материалах, сдвинутая вперед по времени под действующие условия поставки.

Для повышения эффективности процесса планирования мы рекомендуем разработать и внедрить программу для планирования закупок. Это существенно повышает точность и оперативность планирования, снижая «человеческий фактор».

Входной контроль и повышение качества на входе.

Важным элементом Системы менеджмента качества является Входной контроль качества сырья и материалов.

Входной контроль качества, по сути – деятельность, направленная на выявление и устранение несоответствий, которая приводит:

• К увеличению продаж, благодаря выпуску более качественной продукции;
• К увеличению себестоимости конкретных единиц продукции, изготовленных при помощи ресурсов, подлежащих контролю.

В то же время проведенные мероприятия по оценке способности поставщиков обеспечивать и улучшать качество поставляемых ресурсов, позволяют в перспективе уменьшить издержки на единицу конечной продукции и таким образом повысить эффективность операций.

Иными словами – ужесточение Входного контроля есть экстенсивный путь развития, приводящий к перерасходу ресурсов в рамках совместной деятельности поставщика и потребителя, а оценка поставщиков и сопряженные с ней мероприятия по совершенствованию их систем менеджмента качества – интенсивный путь, позволяющий сэкономить ресурсы.

Сокращение запасов сырья и материалов

Управление товарными запасами, в т.ч. автоматизация.

Про важность управления товарными запасами сказано и написано много. В рамках Системы закупок важно сказать, что это позволит СУЩЕСТВЕННО снизить запасы сырья и материалов, а это существенное высвобождение оборотных средств.

Конечно же, согласно законам менеджмента управление невозможно:

1. Без планирования продаж, производства, закупок – об этом мы уже говорили выше;
2. Без контроля и отчетности – это как раз позволяет сделать Система KPI в части Снабжения (см. далее).

Для повышения эффективности управления товарными запасами мы рекомендуем разработать и внедрить Программу для планирования закупок. Это существенно повышает точность и оперативность ВСЕХ данных, снижая «человеческий фактор».

1. Система KPI в части Снабжения.

Как сказал гуру современного менеджмента Питер Друкер: «Нельзя управлять тем, что не можешь измерить. ». Для повышения эффективности бизнеса очень важно научиться оценивать факторы, которые влияют на его рост, соотносить эффективность ежедневных операций со стратегическими целями.

Для этого мы предлагаем использовать Систему сбалансированных показателей (Balanced Scoreсard, BSC). На ее основе построить Систему ключевых показателей эффективности (англ. Key Performance Indicators, KPI) в части Снабжения. Она будет включать, например, следующие показатели:

• Выполнение Плана закупок;
• Отклонение цены закупок от среднерыночной цены;
• Сумма запасов сырья / материалов;
• Оборачиваемость запасов сырья / материалов в днях;
• Доля или сумма неликвидов;
• Прирост / спад сырьевой себестоимости;

Система KPI – это приборная панель, по которой собственник / управленец отслеживает, насколько эффективно работает Система закупок, снабженцы, какие есть проблемы.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Чтобы сокращать потери, сокращать издержки на закупки, мы рекомендуем использовать предложенные выше способы и все-таки выделить на эту деятельность ресурсы.

Не пожалеете, вернутся сторицей.

Для повышения эффективности этой работы мы также рекомендуем разработать и внедрить Программу для планирования закупок. Это поможет получать стабильные, достоверные показатели для управления издержками.

Если Вы хотите провести у себя работы по сокращению потерь в Системе закупок, свяжитесь с нами, чтобы получить нужные Вам решения.

KPI для закупщиков

Как зарядить команду службы поставки на результат

Специалист по управлению ресторанами и ресторанными сетями.
Руководитель компании Welcomepro

Как сделать так, чтобы персонал хотел работать лучше и приносить вам больше прибыли?

Система закупки еды и напитков

Почему портятся продукты

Качество поставок напрямую зависит от наличия четко сформулированных задач службы поставки и грамотно выстроенной системы мотивации в этой сфере деятельности ресторана.

Для начала нужно определиться с функционалом сотрудников, ответственных за закупку. Их задача — приобретать для заведения товар требуемого качества по оптимальной цене в необходимом для компании количестве и в должный срок.

КАЧЕСТВО

В первую очередь это соответствие органолептическим свойствам, которые заявил шеф-повар. Они обозначаются при создании блюда, когда вы дегустируете его и утверждаете вкус. Именно тогда вы закладываете ориентиры, определяющие качество исходного продукта. В принципе, отношение к продукту — это стратегическая позиция создателя ресторана. С ней стоит разобраться «на берегу», а то получится, что ваш закупщик решает, какая у вас политика — брать получше или подешевле. Дайте ориентир людям — про что ваш проект.

Органолептика входящего продукта — это не только цвет, вкус и запах. Часто это названия торговых марок, вес, тип упаковки, размеры и пр. В общем, если шеф-повар не имеет возможности закупать товар сам, он должен научить выбирать верный продукт закупщика, кладовщика, су-шефа, то есть всю команду, которая будет приобретать и принимать товар в ресторане. Особенно это актуально для сетевых проектов.

Добиться стабильности в работе команды поставок помогают формализация требований к продукту и создание документа, который часто называют «Лист утвержденных продуктов» (ЛУП). Формирует и корректирует список создатель меню — шеф-повар, ответственный за вкус подаваемых в заведении блюд. Для сотрудников отдела поставки такой документ становится руководством к действию. Рекомендую описание продуктов из ЛУП вносить в спецификации к договорам с поставщиками, обсуждать с ними характеристики товара и возможные штрафные санкции в случае нарушения требований.

Если продолжить разговор про качество товара, то стоит упомянуть сроки годности. Операционная деятельность упрощается, если они составляют не более 2/3 от полного срока. Конечно, кто-то скажет, что это очень комфортные условия. Отвечу — почему нет. Если поставить перед ответственным за закупки сотрудником такую задачу и фокусировать его внимание на этом параметре, то это будет отражено в договоре с поставщиками.

Когда речь идет о качестве товара, ни в коем случае не стоит забывать о санитарии и гигиене. Все помнят серии скандалов из-за некачественных мяса и рыбы. В СМИ на все лады муссировалась тема нерадивых рестораторов, не умеющих соблюдать санитарные нормы. Но по факту всем было понятно — подвели поставщики. Если поставщик не умеет правильно хранить и транспортировать товар, не заботится о соблюдении норм санитарии и гигиены, страдает ресторатор. Поэтому важно в отношениях с поставщиками зафиксировать их ответственность в этой области.

Еще один важный параметр качества продукта в ресторанном бизнесе — это коэффициент отхода (КО) товара, который подвергается переработке. Безусловно, покупать товар с 10-процентным КО по 500 рублей за килограмм выгоднее, чем аналогичный, но с 30-процентным КО и за ту же цену. Поэтому важно поставить задачу службе закупа разъяснить поставщикам данную особенность ресторанного бизнеса. Хорошо если вы передадите своему закупщику подготовленный шеф-поваром список продуктов, на которые важно зафиксировать с поставщиком определенный КО как показатель качества, а значит, и цены. В таком случае у вашего сотрудника появится основа для переговоров на эту тему. Не будьте пассивны, используйте всю силу логики и убеждайте производителей товара становиться вашими бизнес-партнерами.

Экономическими показателями по этой теме могут быть:

изменение коэффициентов отхода на ключевые товарные позиции;

количество своевременно удовлетворенных рекламаций по качеству сырья.

Хочется отметить, что споры менеджера по закупкам и шеф-повара на предмет качества товара бессмысленны. Шеф — всегда заказчик, закупщик — всегда исполнитель. Первый должен уметь прозрачно, четко, ясно формулировать задачу; последний — внимательно слушать, понимать и реализовывать запрос.

Оптимальность стоимости поставляемых в ресторан товаров может оказаться сложным показателем, если вы не оговорите правила. Помогает мониторинг рынка по ценам. Важно понимать, что делать его нужно эффективно, стоит использовать информацию по ценам в крупных гипермаркетах. Иногда целесообразно провести независимый обзор цен, не привлекая сотрудников, ответственных за закупки, и, если после такой проверки вы обнаружите в своем регионе товар требуемого вам качества по более выгодной цене, это даст вам серьезный повод задуматься о качестве работы вашего закупщика и его компетентности.

Поддерживать актуальность закупочных цен помогают тендеры, особенно если они открытые, на доступных для всех онлайн-площадках. Не верьте утверждениям менеджера по закупкам о том, что вам уже предлагают лучшие цены, так как вы хорошо известны на рынке. Я на собственном опыте убедилась, что регулярная демонстрация открытости для новых отношений с поставщиками отлично бодрит существующих партнеров и дает возможность познакомиться с теми, кому по каким-то причинам доступ в вашу компанию был закрыт.

Обязательно не реже двух раз в год проводите встречи с руководством ключевых компаний — поставщиков сырья. Выиграть можете дважды: и скидку получить, и про отношения между вашими компаниями узнать, и, если понадобится, сразу же откорректировать ситуацию.
Максимально эффективная организация всех процессов повышает экономическое благосостояние компании

Работа с рынками и покупки за наличные требуют повышенного внимания и контроля со стороны менеджмента. Рекомендуется посещать рынки, снимать цены, там, где можно, строить отношения напрямую с предпринимателями. Поверьте, цены и качество продуктов на рынках тоже можно держать под контролем, и есть все возможности мониторить качество работы закупщиков даже на таких площадках.

Отсрочка платежа тоже является интересным параметром, который не все службы закупа обучены считать. Дайте им в руки инструмент расчета для проведения качественных переговоров. Если процесс с отсрочкой платежа в вашей компании полностью отдан на откуп порядочности закупщика, проверяйте его хотя бы раз в полгода. Предоставляемые одним и тем же поставщиком отсрочки разным заказчикам могут очень отличаться друг от друга, и мастерство менеджера по закупкам как раз и заключается в способности добиться самых выгодных условий.

Бонусы от поставщиков — это отдельный показатель эффективности труда сотрудников отдела закупок. Эти поощрения от партнеров за объемы заказов тоже нужно уметь считать, прежде чем принимать решение о сотрудничестве. Ваша позиция должна быть одна: вы — за бонусы, но только все они должны поступать в компанию, а ни в коем случае в карман ваших сотрудников.

Экономическим показателем по этой теме может быть анализ изменения входной цены от периода к периоду на один и тот же товар и на товарную группу: либо команда закупок заработала вам денег на этой неделе, либо вы понесли убытки из-за их некачественной работы по контролю входной цены.

КОЛИЧЕСТВО

Эффективное количество закупки определяется по показателю ликвидности складских запасов.

Ликвидность рассчитывается по формуле:

товарный остаток (на данный момент) : проходимость за период (месяц, день) = ликвидность (месяц, дни).

Данный показатель важно анализировать отдельно по каждой позиции. Необходимо работать над контролем ликвидности и по каждому ресторану, и по центральному складу компании. Заявку на закупку товара стоит проверять в сравнении с показателями ликвидности товара на складах и только после этого высылать поставщику. Помните: высокая ликвидность возникла не по причине того, что один раз взяли много, а потому, что ресторан систематически заказывает лишнее.

Неаккуратная работа с расчетов объема закупа может привести как к излишкам, так и к нехватке товара. Первый случай приведет к порче товара, второй — к запаре и стоп-листу.
ТОП-10 способов увеличить прибыль в запару

Для того чтобы показатель ликвидности стал экономическим KPI команды закупок, важно пояснить им, когда она становится оптимальной и рабочей для компании, а когда нет. Предлагаю отталкиваться от сроков годности товара и отсрочки платежа. Точно не стоит брать товара больше, чем вы успеете продать до окончания срока годности, а также на срок больше, чем у вас есть отсрочка платежа.

СВОЕВРЕМЕННОСТЬ ПОСТАВОК

Графики поставки товара, как по дням недели, так и по времени завоза, являются неотъемлемой задачей команды службы закупок и показывают, умеют ли сотрудники в переговорах с поставщиками учитывать интересы компании.

Отчеты по стоп-листам легко и просто покажут, все ли в порядке со своевременностью поставки сырья. Их стоит получать ежедневно, с пояснениями причин от каждого ресторана. Стоп-лист должен быть устранен до открытия ресторана. Кто виноват и что с этим делать, важно и нужно разобрать, чтобы ошибка не повторялась. Но прежде всего вам важно заложить культуру работы без стоп-листов в ресторанах вашей компании, а для этого проще всего нацелить закупщика на контроль этого параметра и максимально быстрое устранение недоработок.

Помните, что систематические ежемесячные сверки с поставщиками позволят гарантировать порядок в системе закупа, обезопасят от воровства.

Самый простой критерий качества работы вашей службы поставок — это периодические жалобы на сотрудников со стороны поставщиков. Если последние недовольны, вы можете спать спокойно — ваши закупщики крепко стоят на защите интересов компании.