Обязанности менеджера ресепшн

Должностная инструкция ресепшиониста

I. Общие положения
1. Ресепшионист относится к категории технических работников.
2. На должность ресепшиониста назначается лицо, который имеет среднее профессиональное образование, опыт офисной работы не менее (1 года; 2 лет; 3 лет; другое)
3. Ресепшионист должен знать:
3.1. Структуру управления организацией.
3.2. Расположение структурных подразделений и отдельных специалистов предприятия.
3.3. Основы делового этикета и протокола.
3.4. Техническое оснащение офиса.
3.5. Маршрутизацию, принятую в организации.
3.6. Инструкции службы безопасности по доступу посетителей на объекты предприятия.
3.7. Иностранный язык.
3.8. Стандарты делопроизводства.
3.9. Техническое оснащение офиса.
3.10. Основные правила пользования оргтехникой.
3.11. Правила внутреннего трудового распорядка.
3.12. Правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной безопасности.

4. Назначение на должность ресепшиониста и освобождение от должности производится приказом руководителя организации.
5. Ресепшионист подчиняется непосредственно ___________________________________.
6. На время отсутствия ресепшиониста (отпуск, болезнь, пр.) его обязанности выполняет работник, назначенное в установленном порядке. Данное лицо приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.
II. Должностные обязанности
Ресепшионист:
1. Принимает телефонные звонки и посетителей в приемной офиса (предприятия).
2. Выясняет потребности звонящих и посетителей.
3. Перенаправляет запросы надлежащим работникам организации.
4. Регистрирует время, цель обращения, в том числе данные о принятых действиях (инициалы лица, к которому был переадресован посетитель, название отдела, номер кабинета и другое).
5. Отвечает на вопросы посетителей в пределах своей компетенции.
6. Объясняет посетителям маршрут движения внутри организации.
7. Организует эскорт посетителя в требуемое подразделение или к ответственному работнику организации.
8. Сообщает соответствующим подразделениям и работникам о предстоящем визите, о его переносе или отмене.
10. Выполняет смежные обязанности.
III. Права
Ресепшионист имеет право:
1. Знакомиться с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценки качества исполнения должностных обязанностей.
2. Требовать от руководства предприятия обеспечения организационно-технических условий и оформления установленных документов, необходимых для выполнения должностных обязанностей.
IV. Ответственность
Ресепшионист несет ответственность:
1. За ненадлежащее выполнение или невыполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, установленных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
2. За правонарушения, совершенные в процессе своей деятельности, — в пределах, установленных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.
3. За причинение материального ущерба организации— в пределах, установленных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

Должностная инструкция ресепшиониста

Должностная инструкция ресепшиониста

Общие положения

1. Ресепшионист относится к категории технических исполнителей.

2. На должность ресепшиониста назначается лицо, имеющее среднее профессиональное образование, опыт офисной работы не менее ___________________

3. Ресепшионист должен знать:

3.1. Структуру управления предприятием.

3.2. Расположение структурных подразделений и отдельных специалистов предприятия.

3.3. Основы делового этикета и протокола.

3.4. Техническое оснащение офиса.

3.5. Маршрутизацию, принятую на предприятии.

3.6. Инструкции службы безопасности по доступу посетителей на объекты предприятия.

3.7. Иностранный язык.

3.8. Стандарты делопроизводства.

3.9. Техническое оснащение офиса.

3.10. Основные правила пользования оргтехникой.

3.11. Правила внутреннего трудового распорядка.

3.12. Правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

4. Назначение на должность ресепшиониста и освобождение от должности производится приказом руководителя предприятия.

5. Ресепшионист подчиняется непосредственно ___________________________________.

6. На время отсутствия ресепшиониста (отпуск, болезнь, пр.) его обязанности выполняет лицо, назначенное в установленном порядке. Данное лицо приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.

Должностные обязанности

1. Принимает телефонные звонки и посетителей в приемной офиса (предприятия).
2. Выясняет потребности звонящих и посетителей.
3. Перенаправляет запросы надлежащим работникам предприятия.
4. Регистрирует время, цель обращения, а также данные о принятых действиях (инициалы лица, к которому был переадресован посетитель, название отдела, номер кабинета и т.д.).
5. Дает ответы на вопросы посетителей в пределах своей компетенции.
6. Объясняет посетителям маршрут движения внутри предприятия.
7. Организует эскорт посетителя в требуемое подразделение или к ответственному работнику предприятия.
8. Сообщает соответствующим подразделениям и работникам о предстоящем визите, о его переносе или отмене.
9. Выполняет смежные функции.

Права

Ресепшионист имеет право:

1. Знакомиться с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценки качества исполнения должностных обязанностей.
2. Требовать от руководства предприятия обеспечения организационно-технических условий и оформления установленных документов, необходимых для исполнения должностных обязанностей.

Ответственность

Ресепшионист несет ответственность:

1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, установленных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
2. За правонарушения, совершенные в процессе своей деятельности, — в пределах, установленных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.
3. За причинение материального ущерба предприятию — в пределах, установленных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

Скачать должностную инструкцию: Должностная инструкция ресепшиониста

Общий каталог всех должностных инструкций тут: Список разделов Должностных Инструкций!

Общий каталог описания должностей тут: Список типовых должностей!

КА «Кадровый метод»«>КА «Кадровый метод» — это современное кадровое агентство по быстрому и эффективному поиску, подбору персонала. Наше агентство по подбору персонала окажет услуги по рекрутингу необходимого Вам персонала. Ищем и подбираем топ персонал (топ менеджеров, директоров, управленцев высшего звена), персонал среднего звена, IT специалистов, менеджеров продаж, линейный персонала, бухгалтеров, врачей, стилистов, .
Информацию для работодателей по услугам поиска и подбора персонала Вы можете найти на данной странице. На странице «Акции» Вы можете узнать о наших последних акциях и спецпредложениях для Заказчиков (работодателей). На странице каталога должностных инструкций, прочитать какая должна быть должностная инструкция и скачать базовые варианты ДИ.
Если Вам интересен запрос ищу работников, то мы Вам подберем персонал, а соискателям поможем найти работу! Осуществим поиск сотрудников и поиск работников для Вас в сжаты сроки.
Для Вашего удобства мы создали раздел «Подбор персонала по профессиям» в котором мы разместили подробную информацию по основным позициям популярных заявок от Заказчиков поиска и подбора, но с привязкой к конкретному названию вакансии, к примеру секретарь, менеджер по продажам, товаровед, удаленный менеджер по продажам, менеджер по закупкам, топ персонал, руководители и т.д., а также раздел «Поиск и подбор (рекрутинг) персонала по специализациям»
Для соискателей созданы 3 полезных раздела, а именно «Как составить резюме», «Советы соискателю» и «Открытые вакансии». Соискателю станет найти работу проще! Наши советы соискателям работы помогают найти работу, если прочитать внимательно все статьи! Подписка на рассылку наших новых вакансий на странице «Подписка на новые вакансии»

Должностная инструкция ресепшиониста

Reception в переводе с английского означает прием, получение. Отсюда и наименование должности.

Ресепшионист подчиняется офис-менеджеру или лицу, выполняющему функции по управлению офисом. Ресепшионист отвечает на телефонные звонки и переадресовывает запросы надлежащим лицам или отделам, которые в состоянии разрешить проблемы обращающихся. Это же относится и к посетителям — он направляет их в подразделения или к специалистам предприятия, которые разрешают вопросы посетителей, разъясняют посетителям, каким образом можно получить информацию по интересующим их вопросам. То есть одна из основных функций этого работника — выполнение разработанной на предприятии системы маршрутизации обращений к предприятию.

Кроме того, ресепшионист является важным элементом системы безопасности — в его функции входит оценка необходимости присутствия того или иного лица в помещении предприятия. На ресепшиониста может быть также возложена функция регистрации посещений как работников предприятия, так и посторонних лиц и сообщение этих данных офис-менеджеру.

Работа ресепшиониста все более и более автоматизируется — зачастую его рабочее место оборудовано компьютером, мультимедийной телефонной системой и т.д. В этом случае, конечно же, от работника требуется знание компьютера и иного офисного оборудования. Применение средств автоматизации увеличивает производительность труда ресепшиониста, но не изменяет основное содержание выполняемой работы — общение с клиентами и посетителями.

Очень часто путают должность ресепшиониста и секретаря-ресепшиониста, полагая, что это одно и тоже. Надо сказать, что это все же несколько разные должности, так как само понятие «секретарь» в классическом понимании предполагает более широкие функции и полномочия. Когда ресепшионист свободен от выполнения своих основных обязанностей, он может исполнять некоторые секретарское обязанности: сортировать почту, передавать и принимать факсы, вести календарь посещений и некоторые другие функции, если это предусмотрено его должностной инструкцией. Но в любом случае не стоит смешивать эти должности.

Ежедневные обязанности ресепшиониста могут модифицироваться в зависимости от специфики работы организации. Например, в медицинских учреждениях они могут получить персональную информацию от пациента и проводить его в комнату ожидания или в соответствующий кабинет (предварительно оставив вместо себя заменяющее лицо для ответов на телефонные звонки). В салонах красоты, где, как правило, существует предварительная запись клиентов, они предлагают последним выбрать необходимого стилиста и время возможного посещения и заносят данные в график работы соответствующего специалиста. На крупных предприятиях ресепшионисты проверяют у посетителей удостоверение личности, принимают визитные карточки и изучают информацию, представленную в них, договариваются с соответствующей службой об эскорте визитера в надлежащее место.

Основная, наиболее распространенная специфика работы ресепшиониста отражена в нижеприводимой должностной инструкции.

В настоящее время можно с уверенностью сказать, что должность ресепшиониста имеет устойчивый, постоянный спрос со стороны работодателей. Обычно на этот спрос практически не оказывают влияние спады в экономике, что подтвердил августовский кризис. При успешном выполнении своих обязанностей у ресепшиониста есть шанс продолжить карьерный рост в организации и получить повышение, например, до администратора офиса, офис-менеджера.

ИНСТРУКЦИЯ РЕСЕПШИОНИСТА

1. Ресепшионист относится к категории технических исполнителей.

2. На должность ресепшиониста назначается лицо, имеющее среднее профессиональное образование, опыт офисной работы не менее

Функции ресепшн

Один из важнейших атрибутов компаний

Офис любой компании, независимо от сферы ее деятельности, начинается с зоны приема посетителей – зоны ресепшн. От того, как выглядит приемная офиса, зависит имидж всей компании. Именно ее внешний вид формирует первое впечатление посетителей. Созданная в зоне приема атмосфера может либо настроить клиентов и партнеров на дальнейшее сотрудничество, либо заставить их насторожиться и усомниться в надежности компании.

Главные функции зоны ресепшн

Представительская функция приемной требует тщательной проработки ее дизайна. Желательно, чтобы обстановка соответствовала общему стилю в интерьере офиса. Рекомендуется подбирать такое цветовое решение, которое перекликается с главными цветами компании или ее логотипом.

Итак, зона ресепшн, как и любое другое служебное помещение, имеет ряд основных функций, которые определяют ее размеры, месторасположение, оформление и степень технической оснащенности.

Как уже упоминалось выше, главная задача приемной – встреча и информирование гостей офиса. Исходя из этого, выделяют две основные функциональные зоны: стойка администратора и зона ожидания. Зона ожидания предназначена для обеспечения комфортного времяпрепровождения клиентов фирмы. Кроме того, она может нести информационную нагрузку: здесь размещаются информационные проспекты, рекламные буклеты и другие печатные материалы, рассказывающие о деятельности компании и предлагающие ее услуги. Также зона ожидания может выполнять функции демонстрационного зала, если в ней расположены витрины с предлагаемой продукцией и имеющимися наградами и сертификатами качества. Очень часто именно в этой зоне проходит кратковременное общение клиентов и остальных сотрудников компании, заполнение необходимых бумаг и выяснение спорных моментов с посетителями.

Прежде всего, основным предназначением административной зоны является встреча гостей, выяснение потребностей и обеспечение результативного и комфортного пребывания их в офисе компании. Для каждой фирмы дополнительные функции зоны ресепшн могут отличаться. Все зависит от должностных обязанностей сотрудника, чье рабочее место находится за стойкой. Так, в обязанности администратора может входить прием всех входящих обращений и переадресация их между остальными сотрудниками офиса. В таком случае, стойка выполняет коммутативные функции центра связи и должна быть оборудована мини АТС. Кроме того, ресепшионист может вести регистрацию, сортировку и отправку корреспонденции фирмы. Тогда зона ресешпн является местом хранения и оформления первичной документации и требует наличия дополнительных стеллажей, полок и офисного оборудования. Также административное пространство может служить местом проведения денежных расчетов (например, салон красоты), в связи с чем, для сохранности денежных средств следует предусмотреть наличие сейфа или закрывающегося на ключ ящика.

Последние тенденции

Согласно последним тенденциям в организации офисных пространств, стойка ресепшн перестала быть заградительным барьером между посетителями и администратором. Теперь актуальны открытые зоны, приглашающие клиентов к эффективному и продолжительному сотрудничеству.

Любая успешная компания в полной мере осознает важность зоны приема посетителей и старается сделать ее максимально эргономичной и комфортной для своих сотрудников, партнеров и клиентов. Только правильно оформленное и грамотно оборудованное рабочее место может обеспечить хорошее настроение администратору и как следствие – создать позитивную эмоциональную атмосферу для посетителей.