Отчет менеджера ресторана

Отчет менеджера ресторана

Как управлять рестораном? Как выглядит рабочий день управляющего? Какие функции должен выполнять управляющий ресторана, каковы его обязанности? Что он должен знать? Этими вопросами часто задаются как действующие управляющие, так и те, кто только мечтает о желанной должности.

В этой статье мы подробно разберем, что же должен ежедневно делать успешный управляющий ресторана.

Мы часто слышим, что управляющий должен все знать, уметь, организовать и контролировать, а еще разработать и внедрить все новшества и создать воспетую дружескую атмосферу для сотрудников, чтобы те транслировали ее гостям.

Если отложить сторону размытые и сладко-заезженные фразы о долге, прибыли, обучении и саморазвитии, то часто ли мы задумываемся, что же конкретно он должен делать? Как же все-таки стать успешным управляющим ресторана?

Однажды провела любопытный эксперимент – наблюдала за 4 управляющими в разных заведениях в разное время, выявила общую схожесть поведения и привычек.

Они появляются на работе через пару часов после открытия, пьют кофе, что-то обсуждают с «приближенными» людьми, лениво «листают прессу» (то есть, просматривают отчеты), периодически смотрят на часы, мечтая о конце рабочего дня.

Естественно, это мои личные наблюдения, выборка отнюдь не является репрезентативной. Но очевидно, что доля таких управляющих велика. И тут стоило бы их осудить, сказать, что они недостойны своего места и что вот такие управляющие – враги ресторанного бизнеса, однако….

Часто ли мы обучаем управляющих, направляем их в нужное русло, ставим им конкретные задачи? У всех ли есть должностная инструкция?

Для того, чтобы не просто сетовать на бездарность управляющего и его недееспособность как менеджера, давайте кратко рассмотрим, что должен делать управляющий ежедневно, для чего это нужно и к чему приведет?

12 ежедневных задач управляющего ресторана

1. Прийти на работу за один час до начала работы ресторана и проверить его готовность к работе

Что должен успеть сделать управляющий за этот час:

• проверить готовность рабочих мест;
• выявить опоздавших;
• проверить внешний вид сотрудников;

Здесь невольно возникает вопрос: зачем управляющему проверять готовность рабочего места и внешний вид сотрудников – ведь это обязанности администратора?

Согласна, это обычно является обязанностью администратора, но…

Во-первых, управляющий обязан быть примером для своих сотрудников. Если он будет приходить вовремя, то сможет требовать того же от своих сотрудников.

Во-вторых, администратор может что-то упустить. После того, как администратор проверил чистоту столов в зале, управляющий идет и проверяет их готовность, лишний контроль не помешает.

Преимущество такого подхода в том, что сотрудники понимают, что не смогут увильнуть от того или иного задания, если администратор что-то пропустит. Ежедневная проверка готовности рабочих мест во всех зонах обязательна.

Что касается внешнего вида, то здесь под проверку попадают все, включая администратора. Также необходимо проверять готовность официантов к работе на предмет наличия блокнота, ручки, зажигалки (гости могут попросить для курения на улице), ножа сомелье и ручника, если это заведено.

Отмечу, что управляющему вовсе не обязательно делать это явно. Он может сидеть, пить кофе и наблюдать, как и когда персонал приходит на работу. Много любопытного можно узнать, особенно, если персонал не знает, что управляющий находится в заведении.

2. Проверить отчеты

За этот час следует сформировать отчеты за прошлую смену и внимательно их изучить. Давайте предметно остановимся на том, какие отчеты необходимо формировать и изучать.

Касса за вчерашний день (наличные средства, терминал и безналичный расчет).

Управляющий может сделать этот отчет сам, а может попросить бухгалтера сделать его. Управляющий обязан знать выручку заведения за прошлый день.

Отмены по счетам.

Здесь есть важный момент. Управляющий самостоятельно делает этот отчет и сверяет его с журналом отмен у администратора. Журнал отмен должен быть у администратора.

В журнале должны быть:

• фишка с отменой;
• дата;
• причина отмены;
• была ли предложена альтернативная замена;
• подпись повара и/или бармена (для подтверждения того, что это сделано с их ведома).

Если выявлены неточности или разбежности в программе и журнале, нужно потребовать объяснения от администратора в письменном виде. Повторюсь, что контролировать отмены нужно очень внимательно, потому как наличие неточностей и разбежностей может быть признаком злоупотреблений.

Отчеты по скидкам.

Управляющий должен разобраться, какие скидки были проведены, на каком основании и какова доля суммы скидок в общей кассе.

Скидочные карты, предоставляемые заведением, могут быть только у администратора и для их использования должна быть веская причина. Например: уладить конфликт с гостем.

Также стоит обращать внимание на именные скидки. Например, управляющий знает гостя лично, знает что его вчера не было, а карта была проведена.

Проверяйте наличие нескольких скидок , проведенных на одну карту. Это может свидетельствовать о финансовых махинациях.

Отчеты о выполнении плана, среднем чеке, продаже акций/новинок и работе стимулирующих программ.

Они необходимы для понимания того, как работает заведение, насколько эффективны проводимые мероприятия и работа сотрудников, а также для выявления слабых мест и их устранения.

Обращайте внимание на то, что и в каком количестве списывается. У каждого продукта должна быть своя норма списания. Если что-то списывается сверх нормы — бармен или шеф-повар должны объяснить, почему продукты были списаны и какие меры были приняты во избежание повторения данной ситуации.

3. Провести планерку с руководителями подразделений

Во время планерки следует:

• подвести итоги вчерашнего дня и кратко озвучить ключевые цифры отчетов;
• разобрать конфликтные и сложные ситуации, выяснить все неточности;
• поставить цели и задачи на день для каждого отдела;
• получить обратную связь от руководителей отделов по работе за прошлый день и планам на текущий.

Если в заведении есть администратор, то управляющий проводит планерку только с руководителями отделов. Если должность администратора отсутствует, то кроме планерки с руководителями, отдельно проводится планерка с сотрудниками зала.

4. Согласовать закупку

Просмотреть по каждому продукту к закупке:

• количество продаж;
• количество на остатках;
• планируемое количество к закупке.

Если закупка не вызывает вопросов, согласовать ее, если есть неточности — откорректировать. Например, если на остатке 100 яиц, по расчетам до следующей плановой закупки будет использовано всего 50 штук, то в текущей закупке эта позиция присутствовать не должна. Постоянный контроль над закупщиком уменьшает риск разнообразных махинаций.

Параллельно с этим необходимо следить насколько сумма закупок соответствует установленному фуд косту. Если установлен фуд кост 30%, то и сумма закупок не должна существенно превышать 30% от выручки. Исключая дни праздников, банкетов и других особых случаев. Важно проверять фактические остатки на складе для того, чтобы не замораживать оборотные средства и не допускать списаний просроченных продуктов.

5. Проверять путевые листы

Необходимо обращать внимание следующие моменты:

• маршрут;
• время и места остановок;
• наличие фискальных чеков на ГСМ и их суммы;
• соответствие суммы закупки топлива установленным нормам.

6. Контролировать работу с социальными сетями

Проверять регулярность постов и их соответствие утверждённому контент-плану. Больше о работе с социальными сетями читайте в статье: «Как работает маркетинг в социальных сетях в ресторанном бизнесе».

Контролировать актуальность информации. Например, чтобы не было анонса закончившейся акции. Или, тем более, работающей таргетированной рекламы мероприятия которое уже прошло. Поверьте, такое бывает.

Следить за тем, чтобы вся информация была в одном стиле. Для этого у вас должны быть разработаны и утверждены шаблоны афиш и других POS-материалов. В идеале, все это строится на основе бренд-бука.

Особое внимание нужно уделять вопросам от гостей и их отзывам. Следите за тем, чтобы ответы на вопросы гостей были даны максимально быстро.

На положительные отзывы должна быть дана обратная связь, чтобы гости чувствовали, что их мнение и внимание важны для ресторана.

Хвалите сотрудников на планерках за положительные отзывы, это поднимает их самооценку. Таким образом вы даете им понять, что их усилия ценят.

Если ресторан ваш получил отрицательный отзыв, не спешите удалять его.

Алгоритм работы с негативными отзывами (как с объективными, так и с необъективными) расписан в нашей статье: «Работа с отзывами в интернете: как настроить виртуальное сарафанное радио для вашего ресторана».

7. Проверять книгу жалоб и предложений

Ее нужно просматривать ежедневно для разрешения проблемных ситуаций и принятия мер для недопущения их в будущем. И конечно же хвалить сотрудников за достижения. На все жалобы или положительные отзывы управляющему нужно давать письменные ответы.

8. Контролировать книгу бронирования или заказанных мероприятий

Все мероприятия должны быть под личным контролем управляющего, он должен знать, когда будет проходить мероприятие, сколько людей будут принимать в нем участие, кто является организатором, каким будет меню, интервал подачи, особые предпочтения. Иногда эту функцию отдают администратору, но я считаю, что управляющий должен это контролировать, ведь за конечный результат отвечает он.

Управляющий может взять чек-лист по мероприятию, который до этого уже заполнил администратор и проверить 5-10 пунктов. Также управляющий должен получать обратную связь от гостей после мероприятия.

9. Общаться с гостями

Управляющий должен быть на виду. Одна из основных задач — общение с гостями, это может быть приветствие, легкий дружеский диалог с постоянными гостями, решение разных вопросов или даже обслуживание.

Что это даст управляющему? Он узнает очень много интересного, гости с радостью расскажут, как работают сотрудники, когда управляющий их не видит.

Я лично делала такие эксперименты и, поверьте, это дает много полезной информации. Иногда я узнавала не самые приятные вещи, однако это позволило выявить слабые места, принять меры и улучшить качество работы, как следствие — увеличить выручку.

10. Контролировать работу кухни/зала/бара

Управляющий должен всегда быть на месте. Это уже «собирает» сотрудников, хотя и не всегда, к сожалению, останавливает некоторых «умельцев».

Следует минимум два раза в день проверять, сколько столов открыто по программе и сколько из них занято в зале, по факту. Что написано на фишке и что реально стоит на раздаче.

Также нужно проводить инвентаризацию кассы и терминала на предмет правильного закрытия счетов (официанты могут проводить другой вид оплаты). Для того, чтобы узнать, правильно ли закрыты счета, нужно сделать отчет, в котором будет показано, какая сумма закрыта по карте, по безналичному расчету и сколько наличных средств в кассе. Если в результате инвентаризации, были выявлены неточности, нужно детально разобраться в чем причина и выровнять виды оплаты. Подробнее о действиях по недопущению злоупотреблений читайте в нашей статье: «Воровство: а можно ли без него в ресторане?»

Контролировать время выдачи блюд. Например, управляющий заметил, что гость заказал стейк, он засекает время и определяет, через сколько его поставили на выдачу повара. Точно также, контролировать время, за которое официанты принимают и выносят заказ.

Выборочно контролировать вес блюд на раздаче, взвешивая и сверяя с выходом, указанным в меню.

И, конечно, управляющий должен контролировать выполнение стандартов обслуживания гостя (приветствие, обслуживание, работа с возражениями, расчет).

Нельзя делать основательных критических замечаний сотрудникам в процессе работы. Лучше фиксировать их и разбирать на планерке, прорабатывать ошибки и спорные моменты. Замечания сотрудникам можно делать точечно, например: «Сергей, добавь салфеток на стол» или «Улыбайся».

А вот хвалить сотрудников в процессе работы можно и нужно. Это стимулирует их. Они видят, что управляющему не все равно, что действия сотрудника для него важны.

11. Контролировать сроки годности продуктов и условия их хранения

Управляющий выборочно проверяет, как хранятся продукты и знания сотрудников на предмет того, что и как должно храниться.

Например: сегодня вторник и управляющий решил проверить чистоту холодильников в кондитерском цеху и соблюдение правил товарного соседства.

Он следит, чтобы температура холодильника была согласно норме (не больше +8 градусов), чтобы холодильник был чистым и в исправном состоянии, вся продукция промаркирована (дата и время), проверяет соблюдение правила «первый пришел — первый ушел». Смотрит остатки, их не должно быть много, поскольку это может привести к списаниям.

12. Проводить краткий опрос сотрудников по теоретическим знаниям

Например, после проверки сроков и условий хранения, управляющий задает вопросы кондитеру (если в этот день проверяли кондитерский цех), например: «Какой срок хранения у тирамису?», «Какой оптимальный температурный режим для хранения кондитерских сливок?», «Расскажите технологическую карту на Захер».

Эту процедуру нужно проводить ежедневно по разным отделам. Контролировать официантов и барменов на предмет знания блюд и напитков, условий хранения и правил подачи.

На первый взгляд может показаться, что управляющий выполняет часть обязанностей администратора и, если выполнять все вышеописанные действия, у него не останется времени на стратегические задачи. Спешу заверить, все это занимает максимум два-три часа. Остальное рабочее время можно посвятить другим вопросам.

Кроме ежедневных задач, можно выделить ряд периодических, которые выполняются раз в некоторый период времени (неделю, месяц) или согласно графику. Сюда относятся: контроль результатов инвентаризаций, проверка соблюдения технологических карт и калькуляций, задачи по работе с персоналом, поставщиками и ряд других.

Майнд-карты с ежедневными и периодическими задачами управляющего ресторана вы можете скачать бесплатно здесь.

Не забывайте, что ресторан – бизнес мелочей и здесь не бывает важных и неважных обязанностей. Управляющий должен владеть полной информацией, вплоть до того, когда был сделан сырный соус и сколько он хранится.

Это существенно сокращает поле возможностей для разнообразных махинаций со стороны «нечистоплотных» сотрудников и снижает влияние пресловутого «человеческого фактора».

А главное, сотрудники будут брать пример с управляющего, видеть в нем профессионала и лидера, за которым они хотят идти.

Дата публикации: 02.07.2018

Если вам понравилась эта статья, подписывайтесь, чтобы не пропустить новые:

Maria Demianenko, Рестросфера

Какие отчеты и как смотреть собственнику ресторана для принятия управленческих решений

Правильно разработанный и внедренный финансовый учет на любом предприятии, в том числе и в ресторанном бизнесе – это ключ к успеху

Управление расходами ресторана: как правильно учитывать и на что стоит обратить внимание

Как экономить благодаря правильному контролю над финансами ресторана

Автоматизация управленческого учета в сети ресторанов

Правильно разработанный и внедренный финансовый учет на любом предприятии, в том числе и в ресторанном бизнесе — это ключ к успеху. К сожалению, большинство владельцев и управляющих ресторанами не обладают нужными знаниями в финансовом менеджменте. В отличие от крупных сетей, владельцы независимых ресторанов не могут позволить себе держать в штате профессионального финансиста. Поэтому разбираться в финансах собственникам зачастую приходится самостоятельно. А так как в течение дня они постоянно перескакивают с одного неотложного дела на другое, до анализа и управления финансами у них руки, как правило, не доходят. Для этого и существует управленческий учет: посмотрев отчеты которого, можно принять верное управленческое решение, выбрать курс и понимать состояние бизнеса в целом.

Но не все собственники смотрят отчетность, а которые смотрят — внимательно проверяют далеко не все данные в отчетах. Давайте разберемся, какие же отчеты смотрят собственники:

Собственников, которые не глубоко погружены в процесс управления рестораном, как правило интересует только один главный показатель: какова прибыль. Все. Больше ничего.

Собственники, более погруженные в управление бизнесом, начинают смотреть еще ОПУ и рентабельность. Для таких собственников мы настоятельно рекомендуем раз квартал смотреть еще и ДДС косвенным методом. Это позволит более детально оценить сильные и слабые стороны, понять какие трат можно избежать и где больше заработать.

Есть вид супер-собственников: которые регулярно смотрят все три основных управленческих отчета: на регулярной основе ОПУ и ДДС, раз в полгода или год — управленческий баланс. Такие собственники, как правило, разрабатывают под себя еще различные аналитики: по периодам, ЦФО, залам и другие. Им действительно интересно знать, что происходит в ресторане, как можно избежать ошибок и где можно заработать больше.

ЦЕЛИ УПРАВЛЕНЧЕСКОГО УЧЕТА

Фактически — управленческий учет — это термометр бизнеса. Но в какие моменты его принято применять? По своей сути, задачи просты:

1. ПЛАНИРОВАНИЕ

Начнем с основополагающей — с планирования. Любая деятельность в области управления экономикой предприятия, как известно, начинается именно с этой процедуры. Планирование включает в себя разработку планов работы ресторана и его административных единиц, каждого его структурного подразделения и доведение этих планов до всех членов коллектива. Планы разрабатываются на основе прогнозирования, учитывая опыт прошлых периодов. Функция планирования является основной в управлении, поскольку реализация всех остальных функций подчинена задачам достижения результатов, определяемых планом.

Виды финансового планирования в ресторане или ресторанном холдинге:

Перспективное (на 3-5 лет) и текущее (на 1 год);

Текущее финансовое планирование — составная часть менеджмента ресторана (недельное, месячное, квартальное, годовое).

Основные цели и задачи, решаемые при текущем финансовом планировании:

Рациональное использование прибыли, развитие производства, модернизация оборудования и др.

Оптимизация и минимизация накладных расходов. Правильное планирование позволяет не «латать дыры», а работать без сбоев

Рациональное использование трудовых ресурсов (графики отпусков и привлечение сезонных работников).

Оптимальный выбор периодов для косметических ремонтов, переналадки оборудования и др., чтобы не пришлось говорить: «Хотели, как лучше, а получилось как всегда»

Поиск дополнительных источников дохода, особенно в периоды ослабления торговли, для загрузки производственных мощностей и ликвидации простоев персонала

Выделение рекламного бюджета и планирование рекламной кампании

Постоянный контроль плановых показателей и анализ результатов. «Единственная настоящая ошибка не исправлять своих прошлых ошибок» (Конфуций)

Составление ежемесячных финансовых планов

Нацеленность персонала на выполнение плановых показателей (ежедневный план по выручке для каждого официанта, ежесменные планы выручки для менеджеров, планы продаж по отдельным блюдам и/или напиткам, мероприятия по снижению цен на закупаемую продукцию для отделов снабжения). Разработка системы материального стимулирования.

Реальная возможность планировать различные мероприятия в ресторане заблаговременно (и сезонные, и Новый год, и Пасху и др.).

Важно понимать, что по каждой из вышеперечисленных позиций лучше всего иметь аналитику за прошлые периоды, чтобы, основываясь на живых данных, прогнозировать и строить планы. Предыдущая статистика — условие необязательное, но значительно облегчающее финансовое планирование. Если вы только планируете открытие ресторана, или только собираетесь начать планирование, то рекомендуем вам четко описать для себя цели. Все описанные вами цели как раз и дадут костяк для формирования отчетности (точнее, потребности в конкретных отчетах).

2. КОНТРОЛЬ

Кроме блока финансового планирования, описанного выше, главной задачей управленческого учета является анализ текущей операционной деятельности ресторана и его работы в предыдущие отчетные периоды. То есть контроль исполнения или неисполнения запланированного ранее.

С финансовой точки зрения, собственника здесь интересует вот что: «Заработали ли мы столько, сколько планировали? Можем ли заработать больше? Если не заработали, то по каким причинам?

В ресторанном бизнесе основных причин неполучения должной прибыли всего две: или много тратится, или нет достаточного клиентского потока.

Если нет достаточного клиентского потока, то вероятнее всего недостаточно стимулированы руководящие единицы, слабо работает отдел маркетинга и качества.

Если велики расходы, то их можно отследить по отчетности.

На что стоит обратить внимание:

Новые — почему появились и какие цены предлагают?

Старые — почему не торгуем на скидку?

Соотношение цена-качество: нужно ли для персональских обедов заказывать не мороженную телятину?

Расходы на закуп (food cost) плюс затраты на персонал (labor cost) у некоторых ресторанов могут доходить до 65-70% от выручки. Эти две категории затрат вместе составляют так называемый «prime cost» и, часто, это основная область, в которой ведется борьба за прибыль ресторана. Это происходит не только потому, что это максимальные затраты ресторана, но и потому, что у вас есть возможность на них влиять и контролировать.

В отличие от налогов и аренды, которые являются относительно фиксированными, вы можете напрямую влиять на размер закупок, эффективность работы с продуктами и управлять ценами в меню. Кроме того, политика найма и мотивации персонала, логика работы кухни и зала, трудоемкость производства также могут сказаться на расходах на персонал. Суммарно эти затраты не должны превышать 60% от выручки.

Если ресторан не может компенсировать эти затраты отсутствием других (например, аренды), то он в принципе не сможет быть прибыльным. Кстати, расходы на аренду — это следующий по величине показатель, после «prime cost», и у некоторых ресторанов он может доходить до 35% от выручки. В первую очередь это говорит о недостаточных продажах, в том числе из-за выбора неправильной стратегии. А если ваш ресторан не в аренде, то расходы на содержание помещения не должны превышать 6% от выручки.

Необходимо регулярно просить отчет prime cost и сравнивать его с выручкой.

Запасы продуктов слишком высоки, относительно уровня продаж — этот признак не так очевиден для большинства рестораторов, но именно он может сильно влиять на прибыльность. Ресторан, имеющий большой запас продуктов на складе неизменно будет иметь завышенный food cost, связанный с порчей продуктов, неправильным порционированием, кражей и т.д. Главное — товарный остаток связывает главный ваш актив…наличные деньги! Как определить, какой запас продуктов нужно иметь? Рекомендуем пользоваться простой формулой: умножьте вашу месячную выручку на процент food cost, полученное значение разделите на количество дней в месяце и умножьте это число на 7. Например, ресторан в сентябре получил выручку 1500 тыс. рублей, food cost составил 34%. Получаем: (1500*34%)/30*7=119 тыс.

То есть мои среднедневные суммарные запасы на складе не должны превышать этот показатель.

Если затоваривание склада произошло, то мы настоятельно рекомендуем устанавливать лимиты на оплату основных статей расходов пропорционально выручке, желательно за небольшой обозримый период.

Например, от выручки прошлой недели:

Как же проявляется экономия здесь, ведь расходы не меняются? Дело в цене денег. Оставшийся % от выручки важен и нужен для оперативной деятельности сегодня и сейчас. Не стоит забывать и про коэффициент дисконтирования: деньги, заплаченные сейчас существенно дороже, чем деньги заплаченные к моменту приведения.

4. Анализ отклонения доходов от продаж

Действенный метод определения степени влияния различных факторов на расхождения между плановыми и фактическими показателями объема продаж.

Когда фактическое поступление средств не соответствует запланированному в бюджете продаж, руководство требует от финансовой службы объяснить причины этих отклонений. В этом случае можно воспользоваться методом факторного анализа. Он позволяет выявить, какой из факторов и в какой степени вызвал расхождения, а также понять, какое из подразделений должно минимизировать эти риски в дальнейшем. Рассмотрим факторы, оказывающие воздействие на доход от продаж.

Цена реализации единицы товара. Формирует коммерческая служба исходя из рыночных условий и реалий конкурентной борьбы. Данная величина может повышаться или понижаться, что напрямую сказывается на доходности продаж.

Структура продаж. Зависит от степени эластичности покупательского спроса при колебаниях цены и от проведения стимулирующих акций маркетинговой службой компании.

Себестоимость реализации продукции. На нее непосредственно влияют закупочная цена товара и производственная себестоимость продукции. Важно пересматривать технологические карточки так часто, насколько это возможно.

Количество проданных единиц. Нужно не бояться «играть» с ценами в меню — это приведет к установлению единственно верных для определенного сезона и аудитории цен.

3. РЕЗУЛЬТАТ

Давайте оценим результаты деятельности ресторана на основе показателей из трех основных отчетов: ОПУ, Баланс и ДДС.

На что следует обратить внимание:

1. Соотношение доходов от основной и неосновной деятельности

2. Какова маржинальная прибыль от основной деятельности

Несмотря на сходство терминов, не стоит путать маржинальную прибыль с маржинальным доходом. Если первое — то валовой показатель по всей организации, то второе — это прирост средств от реализации каждой единицы товара. Таким образом, маржинальная прибыль это прибыль, которая рассчитывается на единицу продукции. Иногда ее называют удельной выручкой.

В финансовой отчетности показатели доходности необходимы для:

планирования деятельности учреждения;

поиск факторов, влияющих на успешность оперативной деятельности;

выявление резервов для развития и модернизации;

оптимизации процесса производства и калькуляции блюд и др.

3. Детализация доходов по ЦФО

На финансово-экономические показатели, характеризующие эффективность ресторана, влияют несколько подразделений, которые подчиняются разным руководителям. Это приводит к тому, что невозможно однозначно определить ответственность за финансово-экономические показатели этих подразделений, то есть однозначно определить ответственных за все функциональные бюджеты компании. Введение финансовой структуры и ЦФО позволяет наделить их руководителей реальной ответственностью за конечный результат и за ресурсы, которые были использованы для получения этого результата. Введение финансовой структуры предъявляет более высокие требования к сотрудникам ресторана в части финансовой дисциплины, исполнения бюджетов, планов по выручке, квалификации персонала и т.д.

Дебиторка (это все деньги, которые по документам уже принадлежат компании, но в реальности находятся у других людей или фирм),

Кредиторка (это все деньги, которые ресторан должен подрядчикам и поставщикам),

Ликвидность (фактически, скорость оборачиваемости денег),

Давайте подведем итог:

Обязательно смотрите прибыль. Если она не увеличивается или падает: смотрите ОПУ и ДДС косвенным методом.

Если вы хотите разобраться, сколько денег в бизнесе, каковы заделы для получения прибыли: начните с просмотра трех основных отчетов: ОПУ, Баланс, ДДС

Если вы хотите управлять вашим бизнесом и принимать оперативные управленческие решения на основе отчетности: введите аналитики для планирования и контроля. Периодически смотрите три основные отчеты.

Трудно найти и легко потерять: как подобрать управляющего ресторана или кафе

У вас одно из модных заведений города? Или вы открылись недавно и пока что самостоятельно выполняете ещё с десяток разных функций – от хостес до грузчика? В любом случае эта статья поможет вам лучше понять, кто такой менеджер ресторана или кафе. Как он способен развить (или убить) ваш бизнес. Где найти идеального управляющего для своего заведения. И как им стать.

Кто такой менеджер ресторана?

Первый после Бога (речь о вас, разумеется). Если серьёзно, то управляющий − это ваша правая рука: иногда незаметная для гостей заведения, но твёрдо держащая в руках весь остальной персонал. Управляющий ресторана отвечает почти за всё: от чистоты в зале до закупок продукции и работы официантов.

Чем менеджер заведения отличается от директора? Он совмещает функции администратора и руководителя персонала. Отвечает за ежедневное решение всех текущих вопросов. Он точно знает, когда пополнить запасы рукколы, из чего сделан ваш фирменный соус, а также безошибочно разбирается в психотипах гостей.

Должностные обязанности менеджера ресторана, кафе

Обязанности управляющего чаще всего выглядят так:

• подготовка заведения к открытию и закрытию;
• распределение обязанностей между сотрудниками, обучение персонала;
• контроль персонала, трудовой дисциплины и улаживание конфликтов;
• подбор персонала или его согласование;
• приём гостей – если в заведении нет хостес;
• контроль над организацией банкетов и выездных мероприятий;
• украшение зала к праздникам и организация выступлений приглашённых артистов;
• соблюдение противопожарных мер, СанПиНов, работа с контролирующими органами;
• работа с поставщиками;
• контроль работы с социальными сетями, вопросами гостей, отзывами;
• составление отчётности.

Требования к менеджеру ресторана

Кто такой идеальный управляющий?

Финансист. Через управляющего каждый день проходит большой материальный поток – выручка, приём и списание продуктов.

Лидер. Он не просто организует работу подчинённых, он готов подставить им плечо в ответственный момент.

Хороший организатор. Это он чаще всего оперативно управляет большинством внутренних бизнес-процессов в вашем заведении.

Связующее звено. Управляющий обеспечивает связь сотрудников с вышестоящим руководством компании и отвечает за сплочённый, работоспособный коллектив.

Хозяйственник. Если в заведении нет завхоза, то управляющий ведёт учёт имущества, принимает решение о покупке новой мебели, оборудования и т.д.

Снабженец. Зачастую именно менеджер заведения отвечает за закупку продуктов и сырья и за всю коммерческую деятельность.

Психолог. От управляющего зависит, какой социально-психологический климат сложится в вашем коллективе. Сможет ли он грамотно гасить конфликты и умело разрешать споры. Он должен просчитывать любую ситуацию на несколько ходов вперёд.

Контролёр. Хороший управляющий ресторана знает всё: сколько скатертей понадобится на банкет и кто из поставщиков умеет делать невозможное. И всё подмечает – от грязных манжет официанта до неправильной прожарки стейка клиента.

Как выбрать идеального управляющего?

Внимательно изучите все резюме. Подготовьтесь к личному собеседованию с кандидатами: позвоните на предыдущие места работы, поговорите с экс-работодателями, соберите отзывы о заведениях.

Подготовьте список вопросов для кандидата. Внимательно изучите реакцию. Проверьте, соответствует ли он вышеизложенным требованиям.

Но не требуйте слишком многого – если кандидат в целом вас устраивает, но ему не хватает нужных знаний, копните глубже. Если в человеке есть хотя бы минимальный навык, его можно развить.

Важно: прежде, чем искать человека «со стороны», посмотрите свежим взглядом на свой коллектив. Возможно, кто-то уже давно «перерос» свою должность, и при определённой подготовке станет толковым управляющим.

Как стать управляющим ресторана?

Хотите пройти собеседование? Без опыта работы не обойтись. На эту должность часто берут тех, кто досконально знает всю «кухню» изнутри. Заручитесь рекомендациями с бывших мест работы, сертификатами об обучении и будьте готовы учиться ещё.

1. во всём является примером для сотрудников;
2. на работе работает, а не решает личные проблемы (тем более, за счёт подчинённых);
3. положительно относится к компании, не обсуждает решения и личности своих руководителей.

В почёте также воспитание и харизма. Толковый менеджер заведения грамотно лавирует между интересами клиента и защитой «своих ребят». Он легко располагает к себе людей. Тактично общается с представителями разных слоёв населения и умеет говорить с ними на одном языке. Кроме того, желательно владеть хотя бы одним иностранным языком.

Советы рестораторов

Марина Покацкая, исполнительный директор компании «МВ Синема групп» (г. Улан-Удэ):

«Считаю, что грамотный управляющий должен прежде всего обладать хорошим эстетическим и гастрономическим вкусом. Обязательно знать все элементы, правила и законы сервиса и обслуживания. Уметь работать с людьми, руководить ими и направлять, создавать команду. Знать все требования, предъявляемые к ресторанному бизнесу и к общепиту в целом.

Если человек не знает, как называется блюдо, это не страшно. На это я могу закрыть глаза. Но если он не может отличить прожарку стейка medium well от medium, наверное, это будет непростительной ошибкой. Или если управляющий не понимает вкуса приготовленного блюда, не может понять, насколько оно качественное и приготовлено ли по технологии.

Успешный управляющий заведения – обязательно дисциплинированный, креативный, творческий, хороший руководитель. Специализированное высшее образование приветствуется, но, как показывает практика и мой опыт, таких людей единицы. Поэтому этот фактор не всегда применим.

Мы готовим управляющих сами. Думаю, это большой плюс, если управляющий приходит из внутреннего резерва. Когда человек в твоём заведении начал «с низов», вырос и сделал карьеру. Знаю по себе: если хочешь добиться успеха в чём-то, будь то ресторанный бизнес, торговля или производство, ты должен пройти все этапы того, чем занимаешься.

Выращивать управляющих внутри заведения можно и даже, думаю, нужно. Уверена, что в этом случае получаются лучшие сотрудники, лучшие люди команды».

Евгения Лерман, руководитель образовательных программ ServiceGuru (г. Москва):

«Чтобы найти подходящего человека, нужно в первую очередь определиться с требованиями. Как можно более конкретно сформулировать, кого именно вы хотите видеть на этой позиции, и что конкретно этот человек будет делать.

Где искать? Не всегда большой опыт работы в ресторанной сфере даёт нам гарантию, что человек поведёт наш бизнес в нужном направлении. Поэтому найти ответственного лидера, но с опытом в другой сфере − возможно.

Лично я считаю не совсем этичным «хантить» готовых управляющих из других ресторанов. Только в том случае, когда кандидат пришёл к вам сам. Но знаю, что такие схемы работают. Найти внешнего специалиста на позицию управляющего можно по рекомендациям коллег, через профессиональные группы по поиску сотрудников в рестораны, через специальные HR-агентства, ориентированные на ресторанный рынок, ну и через соцсети, конечно.

У спешный управляющий заведения – это спокойный, уверенный в себе, дисциплинированный лидер. За таким хочется идти. Он умеет учить и развивать людей, чётко и грамотно ставить задачи, постоянно давать обратную связь и контролировать процесс. Он должен быть идеальным примером дисциплины для своей команды. Разумеется, управляющий должен хорошо понимать экономику ресторана: откуда берутся деньги и куда они уходят.

Непростительной ошибкой я считаю грубость и хамство по отношению к сотрудникам. Если я вижу, что управляющий при всех громко распекает сотрудника (за любой проступок) – он не будет работать со мной. Ещё не терплю нечестного отношения и работы «на отвали».

Я считаю, что вырастить его внутри заведения можно, и нужно. Лучшие управляющие как раз и вырастают из официантов и барменов. Поэтому так важно постоянно вкладываться в своих людей».

Отчетность по работе ресторана

Ни один ресторатор не может знать о своем ресторане абсолютно все. Мы помогаем Вам стать ближе к этой цели.

Чем мы лучше других?

Мы не один год работаем в сфере ресторанного бизнеса и знаем особенности наших заказчиков и их клиентов. Мы постоянно учимся и нам есть чему научить персонал.

Любая система автоматизации

Мы можем настроить отчеты в вашей системе автоматизации — от сложных расчетов до просмотра отчетов в мобильном приложении. Если Ваша система автоматизации не поддерживает построение отчетов, мы предложим удобное решение.

Гибкость

Мы подготовим для Вас отчеты в любом виде и количестве — ежедневные, еженедельные и ежемесячные отчеты в удобном для Вас формате в электронном или бумажном виде.

Какие отчеты нужны ресторатору?

Отчеты по работе ресторана — важный инструмент аналитики, которым ни в коем случае не стоит пренебрегать. Какие-то отчеты можно снимать ежедневно, какие-то лучше просматривать за период не менее, чем за 3 месяца. И, конечно, очень важно отслеживать изменение тех или иных показателей во времени.

1. Отчет о продажах
   Отчет о продажах — самый распространенный отчет, просматриваемый в ресторане. Его можно составить за любой период — день, неделя, месяц, квартал и т.д. Рассмотрите отчет о продажах в почасовом разрезе — так Вы сможете узнать, в какие часы гостей больше, а в какие ресторан минимально загружен, и сотрудники могут заняться второстепенными делами — подготовкой сервировки, уборкой производственных помещений и пр.
2. Отчет о среднем чеке
   Средний чек — второй по популярности показатель эффективности работы ресторана. Норма среднего чека зависит от ценового сегмента и колеблется в течение дня — в утренний и обеденный период средний чек ниже, чем в вечернее и ночное время. Посчитать средний чек просто — необходимо разделить сумму выручки на количество заказов в определенный период.
3. ABC-анализ.
   Суть ABC-анализа заключатеся в разбивке ассортимента ресторана на 3 группы по 3 параметрам: вклад в выручку предприятия, вклад в доход предприятия и вклад в продажи предприятия. В зависимости от показателей блюдо относят к одной из трех групп — A(50%),B(30%) и C(20%). Например, Салат Цезарь имеет среднюю цену и его вклад в выручку ресторана модно оценить как B, поскольку это блюдо имеет высокую себестоимость, а значит, доход приносит минимальный, его вклад в доход ресторана можно оценить как С, но при этом блюдо имеет большое количество продаж, а значит, способствует продаже других блюд и увеличению выручки, по этому параметру его можно оценить как A. Таким образом, для этого блюда мы имеем код BCA, следовательно, необходимо сократить его себестоимость, тем самым увеличив его вклад в доход ресторана.
   Проанализировав все меню, Вы получите код для каждого блюда. Блюда с кодом ААА — самые выгодные и именно на них необходимо сконцентрировать внимание, следить за их качеством и контролировать продажи. Блюда с кодом ССС необходимо рассмотреть на предмет исключения из меню. Если блюдо имеет высокую наценку, но плохо продается, имеет смысл простимулировать продажи путем проведения акций и специальных предложений.
4. Отчет по кассовым событиям
   В составлении данного отчета вам поможет система автоматизации. Регулярная проверка отчета по кассовым событиям помогает отслеживать недобросовестную работу официантов и поведение гостей. Например, важно просматривать, как часто повторно отправляют на печать марку заказа на кухню или как часто отменяют печать пречека. Почему гость отказался от блюда? Возможно, было превышено время ожидания. Отслеживая эти события, Вы сможете наблюдать за работой ресторана «со стороны».
5. Эффективность официантов
   Практически в любой современной системе автоматизации можно просмотреть отчет по выручке каждого официанта. Но это не единственный способ оценить качество работы сотрудников. Также рекомендуем просматривать среднее время ожидания, количество отмен заказов, а также средний чек для каждого официанта.
6. Отчет о списаниях
   Отчет о списаниях поможет Вам узнать размер списаний по различным категориям: на еду сотрудников, порчу, представительские расходы, недостачу инвентаризаций и пр. Размер списаний, как правило, зависит от количества продаж, именно поэтому важно отслеживать не только суммы списаний, но и процент относительно выручки за период.
7. Отчет по сравнению цен различных поставщиков
   Данный отчет помогает выявить разницу между ценами одних и тех же товаров у различных поставщиков. С помощью него Вы сможете составить оптимальную закупочную матрицу и сократить расходы на закупку продуктов.
8. Отчет о прибылях и убытках
   Данный отчет напоминает бухгалтерский балансовый отчет и включает себя денежные показатели по статьям, разбитым на 2 группы: доходы и расходы. Расходы, как правило, включают в себя затраты на аренду, зарплату сотрудников, закупку, рекламу, оборудование и пр. Доходы — выручка ресторана, вклады учредителей, доходы от прочей деятельности(например, доставки) и т.д.

Эти и любые другие аналитические отчеты по работе Вашего ресторана мы готовы предоставить в рамках аутсорсинга в кратчайшие сроки.

Остались вопросы?

Мы расскажем Вам о нашем сервисе, расчитаем стоимость подключения, и уже завтра Вы сможете получить первые результаты нашей работы.