Содержание

Должности на ресепшене

Ресепшионист

Вы можете скачать должностную инструкцию ресепшиониста бесплатно. Должностные обязанности ресепшиониста

_____________________________ (Фамилия, инициалы)

(наименование организации, ее ________________________________

организационно — правовая форма) (директор; иное лицо, уполномоченное

утверждать должностную инструкцию)

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

РЕСЕПШИОНИСТА

(наименование учреждения)

00.00.201_г. №00

1. Общие положения

1.1.Настоящая должностная инструкция устанавливает права, ответственность и должностные обязанности ресепшиониста_____________________ (далее – «предприятие»).

1.2.На должность ресепшиониста принимается лицо со средним профессиональным образованием, опытом офисной работы не менее (1 года; 2 лет; 3 лет; пр.).

1.3.Ресепшионист должен знать:

-техническое оснащение офиса;

-структуру управления предприятием;

-инструкции службы безопасности по доступу посетителей на объекты предприятия;

-расположение структурных подразделений и отдельных специалистов предприятия;

-основы делового этикета и протокола;

-техническое оснащение офиса;

-маршрутизацию, принятую на предприятии;

-основные правила пользования оргтехникой;

-правила внутреннего трудового распорядка;

-правила и нормы охраны труда;

-правила техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

1.4.Ресепшионист назначается на должность и освобождается от нее по приказу руководителя предприятия.

1.5.Ресепшионист находится в подчинении у ___________________________________.

1.6.В период отсутствия ресепшиониста (отпуск, болезнь, пр.) его обязанности возлагаются на лицо, назначенное в установленном порядке, приобретающее соответствующие права и несущее ответственность за должное выполнение возложенных на него обязанностей.

2. Должностные обязанности

2.1.Регистрировать время, цель обращения, а также данные о принятых действиях (инициалы лица, к которому был переадресован посетитель, название отдела, номер кабинета и т.д.).

2.2.Объяснять посетителям маршрут движения внутри предприятия.

2.3.Принимать телефонные звонки и посетителей в приемной офиса (предприятия).

2.4.Выяснятьпотребности звонящих и посетителей.

2.5.Давать ответы на вопросы посетителей в пределах своей компетенции.

2.6.Организовать эскорт посетителя в требуемое подразделение или к ответственному работнику предприятия.

2.7.Сообщать соответствующим подразделениям и работникам о предстоящем визите, о его переносе или отмене.

2.8.Выполнять смежные функции.

2.9.Перенаправлять запросы надлежащим работникам предприятия.

3. Права

3.1.Знакомиться с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценки качества исполнения должностных обязанностей.

3.2.Требовать от руководства предприятия обеспечения организационно-технических условий и оформления установленных документов, необходимых для исполнения должностных обязанностей.

4.Ответственность

Ресепшионист ответственен за:

4.1.Недолжное выполнение или невыполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией в определенных действующим трудовым законодательством РФ рамках.

4.2.Правовые нарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности в определенных действующим уголовным, административным и гражданским законодательством РФ рамках.

4.3.Причинение материального вреда предприятию в определенных действующим трудовым и гражданским законодательством РФ рамках.

Руководитель структурного подразделения: _____________ __________________

(подпись) (фамилия, инициалы)

С инструкцией ознакомлен,

один экземпляр получил: _____________ __________________

Должностная инструкция ресепшиониста

Reception в переводе с английского означает прием, получение. Отсюда и наименование должности.

Ресепшионист подчиняется офис-менеджеру или лицу, выполняющему функции по управлению офисом. Ресепшионист отвечает на телефонные звонки и переадресовывает запросы надлежащим лицам или отделам, которые в состоянии разрешить проблемы обращающихся. Это же относится и к посетителям — он направляет их в подразделения или к специалистам предприятия, которые разрешают вопросы посетителей, разъясняют посетителям, каким образом можно получить информацию по интересующим их вопросам. То есть одна из основных функций этого работника — выполнение разработанной на предприятии системы маршрутизации обращений к предприятию.

Кроме того, ресепшионист является важным элементом системы безопасности — в его функции входит оценка необходимости присутствия того или иного лица в помещении предприятия. На ресепшиониста может быть также возложена функция регистрации посещений как работников предприятия, так и посторонних лиц и сообщение этих данных офис-менеджеру.

Работа ресепшиониста все более и более автоматизируется — зачастую его рабочее место оборудовано компьютером, мультимедийной телефонной системой и т.д. В этом случае, конечно же, от работника требуется знание компьютера и иного офисного оборудования. Применение средств автоматизации увеличивает производительность труда ресепшиониста, но не изменяет основное содержание выполняемой работы — общение с клиентами и посетителями.

Очень часто путают должность ресепшиониста и секретаря-ресепшиониста, полагая, что это одно и тоже. Надо сказать, что это все же несколько разные должности, так как само понятие «секретарь» в классическом понимании предполагает более широкие функции и полномочия. Когда ресепшионист свободен от выполнения своих основных обязанностей, он может исполнять некоторые секретарское обязанности: сортировать почту, передавать и принимать факсы, вести календарь посещений и некоторые другие функции, если это предусмотрено его должностной инструкцией. Но в любом случае не стоит смешивать эти должности.

Ежедневные обязанности ресепшиониста могут модифицироваться в зависимости от специфики работы организации. Например, в медицинских учреждениях они могут получить персональную информацию от пациента и проводить его в комнату ожидания или в соответствующий кабинет (предварительно оставив вместо себя заменяющее лицо для ответов на телефонные звонки). В салонах красоты, где, как правило, существует предварительная запись клиентов, они предлагают последним выбрать необходимого стилиста и время возможного посещения и заносят данные в график работы соответствующего специалиста. На крупных предприятиях ресепшионисты проверяют у посетителей удостоверение личности, принимают визитные карточки и изучают информацию, представленную в них, договариваются с соответствующей службой об эскорте визитера в надлежащее место.

Основная, наиболее распространенная специфика работы ресепшиониста отражена в нижеприводимой должностной инструкции.

В настоящее время можно с уверенностью сказать, что должность ресепшиониста имеет устойчивый, постоянный спрос со стороны работодателей. Обычно на этот спрос практически не оказывают влияние спады в экономике, что подтвердил августовский кризис. При успешном выполнении своих обязанностей у ресепшиониста есть шанс продолжить карьерный рост в организации и получить повышение, например, до администратора офиса, офис-менеджера.

ИНСТРУКЦИЯ РЕСЕПШИОНИСТА

1. Ресепшионист относится к категории технических исполнителей.

2. На должность ресепшиониста назначается лицо, имеющее среднее профессиональное образование, опыт офисной работы не менее

Кто работает секретарем , на ресепшене ?

Работаю секретарем на ресепшене и стала замечать что встреча гостей , предложить им повесить их куртку , предложить чай кофе , а так же надоедливые звонки операторов которые просят постоянно руководителя называя его ФИО , мне надоели . А так что я вынуждена ждать пока придет охранник , то есть раньше не уйти ещё и вынужденная постоянно быть на рабочем месте , пч надо открывать дверь , встречать и ТД . Даже в магазин не выйти . Для меня это все не мое . я не хочу зависить от ресепшена , поэтому решила секретарской работой завязать .

работаю секретарем в приемной, спокойно могу выходить телефон с собой Беру, к директору гостей мало приходит раз в неделю может а то и реже, раздеваются у него, кофе редко кто просит, ухожу когда все уходят! все устраивает кроме названия должности секретарь

А ты бы хотела с этим функционалом называться зам. директора?)

В какой организации работаете? И какой график? Наверно приходится часто задерживаться, Просто интересно. Ищу работу, вижу такие вакансии.

Для версии Форума Woman.ru на компьютерах появились новые возможности и оформление.
Расскажите, какие впечатления от изменений?

я работала на ресепшене по 14 часов , с 8-22. первый перерыв на пописать в 11, на обед пол часа в 14-15, и перерыв 15 минут в 19:00.
если прям приспичит можно было отправиться пописать в 17 на 5 минут. автосалон , но о каких телефонах и речи быть не могло — увидят штраф 50$,пропустишь звонок или гостя — штраф 50$.

В какой организации работаете? И какой график? Наверно приходится часто задерживаться, Просто интересно. Ищу работу, вижу такие вакансии.
работаю в департаменте, с 8 до 17 ,задержки бывают крайне редко и за доп плату

А ты бы хотела с этим функционалом называться зам. директора?)
причем тут зам директора? офис менеджер

Я работаю. Что вам рассказать? Мне тоже все … осточертело. буквально сегодня хотела помочь одному из руководителей и напоролась на грубость.
Чай/ кофе , как официантка, тоже дверь открыть, встр курьера расписаться. мне в мае 29 лет. зарплата 39 000 + 30 % премия. Москва. Всё остальное время сижу ничего не делаю, никакого не делопроизводства ничего. Иногда коллеги по цеху стараются приплести меня к интригам местным, сижу отбиваюсь. вот такая глупая работа. Сама хотела переквалифицироваться в маникюрщицы, но с маникюром тоже дело не пошло. в 2018 году больше полугода сидела без работы. Кто приходит к руководителю из гостей смотрят на меня как на человека низшего сорта. По себе считаю, что профессия секретаря себя изжила.

Начинала работать курьером ещё в 2016 году, потом работала в орг-ии (Железнодорожные, автомобильные, морские и речные перевозки грузов, таможенные и пр. услуги)… получала 40000р., потом отработала 5 лет в цементной компании, крупнейшая по объёму выпуска цемента в РФ на зарплате 45 000 руб. без каких либо премий. 4 месяца сидела без работы., потом чудом устроилась по шапочному знакомству в ОАО РЖД, проработала секретарем руководителя 3,7 года, тоже сократили, правда в РЖД были оклады высокие 85 000руб.+ 130 000 руб премия каждый квартал , за это время смогла накопить 1 000 000 положила на вклад, уже была на одном шаге чтобы взять ипотеку, но меня сократили , правда по должности была в качестве в трудовой — оператор электронно-вычислительных и вычислительных машин. Но зато с большим окладом. Но с руководителем, во-первых алкоголик не просыхающих, хам и пр. А сейчас в частной фирме с маленьким окладом. Но везде обязанности одни и теже чай кофе , потом мытье посуды. Даже делопроизвосдтва никакого не дают. Карьерного роста тоже нигде особо не предлагали , вот так.

Жёстко то как! правда жизни она такая 🙂

Мне 29 тоже сижу ничего не делаю , но получаю 30 тр при работе 5/2 . Ещё у нас тут обед не час а полчаса , да и нет оформления официального

Хааа да мыть посуду это тоже тут есть , кофе машину заправлять и мыть ее , верхнюю одежду вешать — вообще где он это подсмотрел ? Заказ воды и прочего , следить за тем чтобы был сахар чай кофе зерновое- говорить об этом рук ( он покупает и прячет его у себя) , собирать деньги на воду . а ещё по всяким техническим вопросам я тоже должна решать проблемы , не работает телефон — я выясняю , интернет не работает — я выясняю, отбиваться от операторов которые названивает и просят соединить с сотрудниками посмотрев фио на сайте — я отбиваюсь . Работа ужасная скучная деградирующая , ты и официант и гардиробщица и тд. Ещё и рук придется , почему мол то или это , или как сегоня соединила его с тёткой , а он выходит говорит почему я не спросила по какому вопросу она и что надо спрашивать это а после соединять и ещё в тоне не очень добром

Создает впечатление о компании и самый организованный человек в офисе: почему администратор на ресепшене — это самый важный человек в команде

Администратор на ресепшене – это, оказывается, самый важный человек в команде. Он скрупулезно отвечает на телефонные звонки, планирует и подтверждает встречи, отвечает на электронные письма, следит за наличием свежего кофе и многое другое. При этом секретарь успевает приветствовать каждого посетителя. Вы еще сомневаетесь в том, что администратор на ресепшене — это самый важный сотрудник в команде.

Вот несколько причин, которые это доказывают.

1. Создает впечатление о компании

Как вы думаете, кого встречает ваш клиент, когда переступает порог офиса? Конечно, это регистратор, который несет ответственность за то, какое первое впечатление сложится о вашем бизнесе.

Администратор вашего офиса обычно является первым человеком, с которым контактирует потенциальный клиент. Это справедливо как для личного посещения, так и для телефонного звонка. Это первый голос, который слышат потенциальные клиенты, когда звонят, и первое улыбающееся лицо, которое клиент видит, когда входит в офис.

Для некоторых предприятий первое впечатление может иметь решающее значение. Администратор, который нагрубил клиенту, навсегда испортит впечатление о вашей компании. Вот почему так важен внешний вид, индивидуальность и манеры сотрудника. Все эти критерии влияют на то, что ваши клиенты подумают не только о самом администраторе, но и обо всей вашей компании.

2. Самый организованный человек в офисе

Когда вы думаете о том, насколько организованны администраторы, вы понимаете, что во многом это зависит от их умения пользоваться современными технологиями.

Раньше это была преимущественно бумажная работа. Администраторы должны были разбирать кипы документов и наводить безупречный порядок, чтобы всегда знать, что и где находится.

Все это делалось во время приветствия клиентов и выполнения его просьб, ответа на один звонок за другим и выполнение просьб о помощи, поступающих от коллег.

Вот почему администратор по совместительству должен быть самым организованным человеком в офисе. Однако современные технологии позволяют им держать большую часть документов в электронном виде. Гораздо проще находить нужные документы, когда они хранятся в программе, а не в обычных папках.

3. Эффективнее всех остальных решает офисные проблемы

Самые лучшие из них, кажется, могут выполнять сто задач одновременно, уделяя звонящим и приходящим лично свое время и терпение, всех встречая с неизменной улыбкой, нарисованной на их лице. Дело в том, что немногие члены команды имеют способность многозадачности. Однако профессиональный администратор обязан это делать. Иначе он не сможет справиться с должностными обязанностями.

Менеджеры и другие члены команды часто полагаются на администратора, чтобы решить некоторые из самых сложных проблем, таких как отслеживание потерянных пакетов, организация больших встреч с клиентами и персоналом и устранение проблем с клиентами.

4. Администратор справляется практически с любыми задачами

Один известный бизнесмен однажды рассказал, как его очень миниатюрная секретарша однажды поменяла колесо на его машине после того, как поняла, что оно спустило. Она заметила это, когда бизнесмен был занят важным телефонным разговором, и знала, что ему нужно срочно ехать через весь город на важную встречу, как только звонок закончится.

По-видимому, она устанавливала его запасное колесо и параллельно отвечала на входящие звонки, используя Bluetooth-гарнитуру для связи с клиентами. Конечно, никто не призывает взваливать на администратора решение абсолютно всех проблем, которые возникают у сотрудников офиса. Однако хороший администратор увидит проблемы до того, как они произойдут, взаимодействуя со всеми в офисе, исправляя невозможные проблемы и в целом внося коррективы, где они необходимы в течение дня.

5. Администратор является мастером общения и ведения переговоров

Те, кто не может общаться ясно и быть столь же убедительным, как переговорщик, не должны занимать должность администратора. Эти сотрудники обладают удивительно способностью внимательно слушать собеседника и легко извлекать самые важные детали из разговора и выполнять все, что от них требуется.

Они могут читать между строк, чтобы добраться до сути любого вопроса. Ваш офисный администратор может сделать один звонок и сдвинуть горы, даже если все остальные, кто пытался до них, потерпели неудачу. Лучше всего, если администратор помимо всего вышеназванного обладает удивительной стрессоустойчивостью. Он просто продолжает выполнять свою работу, даже если внутри бушует эмоциональное пламя.

6. Администратор является офисным фаворитом

Этот сотрудник делает очень много для всех своих коллег. Вот почему все любят его. По этой причине любимец офиса становится совершенно незаменим. Администратор знает даже самых интровертных сотрудников и клиентов близко.

Когда он должен взять выходной день, уехать в отпуск или даже ненадолго отпроситься, чтобы посетить стоматолога в течение часа, все в офисе быстро начинает ломаться. Однако в ту минуту, когда администратор возвращается, все, кажется, встает на свои места, как будто ничего не произошло. Хаос возникает всякий раз, когда ваш администратор не находится в офисе.

Если ваш администратор не соответствует какому-либо из заявленных выше пунктов, вам, возможно, придется подумать о том, чтобы заменить сотрудника. Он должен быть яркой звездой в офисе, способной справиться со сложными задачами. Он является посредником между вашим персоналом и клиентами. Если вы не поблагодарили администратора за все, что он делает в последнее время, обязательно сделайте это в следующий раз.

Читать еще: Должностная инструкция горничной санатория