Содержание

Инвентаризация в баре

Инвентаризация в ресторане и кафе

Инвентаризация — неотъемлемая часть рабочего процесса в жизни заведения — и, пожалуй, одна из самых скучных. Тем не менее именно благодаря ей вы сможете избежать большинства проблем с поставками, списаниями, оплатой счетов и контролем персонала.

Чтобы эффективно и быстро проводить инвентаризацию лучше всего установить в заведении единую систему учета, которая будет автоматически списывать затраченные продукты со склада, напоминать о поставках и т. д. Например, как это умеет Poster. Зарегистрируйтесь и попробуйте сами, первые 15 дней бесплатно.

Разобраться с этим непростым и важным вопросом нам помогла Екатерина Кочурова , директор ресторанного агентства Resto-school. Мы специально взяли у нее интервью для этой статьи.

Читать еще: Хостес бар это

Что такое инвентаризация в ресторане?

Инвентаризация — это не просто подсчет остатков и сравнение планируемого остатка с фактическим. Результат инвентаризации напрямую влияет на ваш реальный доход, на маржинальную прибыль.

Давайте посмотрим, как должна проводиться инвентаризация в ресторанах, как часто, кем и, самое главное, что делать с результатами инвентаризации.

Как часто нужно проводить инвентаризацию?

Инвентаризация бывает нескольких видов в зависимости от сроков и объема проверки:

Ежемесячная. Учет продуктов, расходных материалов, дезинфицирующих средств и других хозяйственных товаров.

Еженедельная. Как правило, это только учет продуктов.

Ежедневная. Учет остатков бара. Каждый вечер управляющий или ответственный шеф-бармен проводит инвентаризацию, пока бармен закрывает смену и убирает свое рабочее место. Ежедневная инвентаризация кухни очень затратна, поэтому встречается крайне редко.

Внеплановая. Внезапная инвентаризация, о которой никто, кроме вас, не знает. Это может быть как выборочная проверка по определенным позициям, так и полная инвентаризация кухни или бара. В этом подходе главное — эффект неожиданности.

Кто проводит инвентаризацию?

Ответственные лица — управляющий, шеф-повар, шеф-бармен. Выявленные по результатам инвентаризации минусы по остаткам, как правило, распределяются среди материально ответственных сотрудников. А это все, кто имеет доступ к товарно-материальным ценностям: повара, бармены, официанты, менеджеры.

Что может показать инвентаризация:

1. Ошибки в единицах учета. Например, по накладной товар приходит вам упаковками, а приходовать нужно в штуках. При внесении остатков вы указываете количество в штуках, а в системе учета эта позиция внесена в упаковках.

Например, в одной из кофеен, с которыми я работала, по результатам инвентаризации выходил плюс в 48 000 рублей. Дело в том, что пергаментную бумагу для упаковки сэндвичей приходовали в упаковках, а остатки при инвентаризации вносили в листах.

К расходникам нужно относиться максимально внимательно, особенно если у вас много позиций продается навынос или через доставку. В таком случае правильно считать себестоимость с учетом расходных материалов. Это поможет вам в анализе управленческой отчетности, она будет объективной и реальной. В калькуляцию таких позиций лучше включать упаковку, а также контролировать, как персонал пробивает товар: в зале или навынос (чтобы упаковка списывалась правильно).

2. Позиции-дубликаты. Например, «креветки замороженные» и «замороженные креветки». В технологических картах указана одна позиция, а товар приходуется на склад по другой. Это очень быстро выявляется с помощью инвентаризации.

3. Повара и бармены не работают по тех. картам, не соблюдают рецептуру — происходит перепорционирование.

4. Большие остатки товара на складе. Лучше заказывать продукцию чаще, но меньше. Это «замороженные» деньги, что будет сказываться и на вашей маржинальной прибыли, из которой вы оплачиваете все ежемесячные расходы.

5. Недочеты в подсчетах. Когда вы видите, что остатки по одной и той же позиции постоянно расходятся, надо проверить калькуляционные карты, куда входит эта позиция.

6. Воровство. Об этом пункте мы подробнее расскажем ниже.

7. Возможности для лояльности.

Да-да, в вашей инвентаризации скрывается даже это! Вот пример для кофеен. Часто в тех. карте для приготовления капучино указано большее количество молока, чем попадает в чашку гостю (причина — нам необходимо налить в питчер определенное количество молока для приготовления идеальной пены, но размеры чашек могут различаться, и в питчер может остаться молоко). В хороших кофейнях бариста понимают, что взбитое молоко проживет буквально несколько секунд, и добросовестно выливают его, если нет следующего заказа. Таким образом, при инвентаризации в кофейне молоко часто «плюсит» (при условии, что тех. карта учитывает специфику приготовления).

Вот в этих плюсах по молоку и скрываются возможности для лояльности: молоко можно не выливать, а приготовить капучино или латте и подарить его гостю — тому, кто давно сидит за столиком и уже заскучал или кто зашел за свежими круассанами к завтраку и уже покупал кофе. Эффект — ваше заведение запомнится гостю, он всем об этом расскажет и в следующий раз уж точно не променяет вас на другую кофейню. Для вас это списание порции эспрессо на маркетинг (не забывайте списывать, не то кофе уйдет в минус).

Старайтесь не упускать такие моменты, как возможность использовать плюсы для повышения лояльности гостей. Лояльности не бывает слишком много.

Воровство

Самый популярный метод — это использование одного и того же стола с «частым» заказом по несколько раз. Это особенно актуально для заведений с небольшим меню, где есть позиции топовых продаж. Например, в кофейне это капучино, в баре — виски с колой и т. д. После оформления заказа распечатывается пречек для гостя, но стол не закрывается, а пречек отменяется. Таким образом, при следующем таком же заказе не создается новый стол, а просто снова распечатывается пречек — так через один стол можно пропустить несколько заказов. Существуют еще и другие типичные ошибки официанта помимо воровства, с которым тоже нужно бороться.

Как бороться с воровством:

Следите в течение дня за «висящими» столами, которые долго не закрываются.

Анализируйте среднее время обслуживания. Если вдруг появляется отклонение от средней скорости, посмотрите, у какого сотрудника и в какие смены это наиболее заметно. Далее можно еще глубже проанализировать столы, учитывая заказанные блюда и напитки, и выявить закономерность.

Проводите выборочную внеплановую инвентаризацию именно тех позиций (ингредиентов), которые используются в приготовлении популярных блюд и напитков.

Есть еще один способ, но он более сложный. В тех. карте должен учитываться процент отхода (зачистка овощей, обрезки — в общем, все, что уходит в мусор). Тогда вы сразу заметите, если этот показатель вдруг превратится из 20% в 80% (а обычно это не самые дешевые позиции, такие как осьминог или ананас). Выходит, что один ананас получил гость в своем шейке, а один забрал себе бармен — необязательно самим продуктом, а деньгами, например, благодаря непробитым чекам.

Что делать с расхождениями?

Ваши управляющие должны уметь читать отчеты и объяснять, почему есть расхождения (как плюсы, так и минусы), понимать причину несоответствий. Не придумывать оправдания, а уметь анализировать.

Пересмотреть калькуляции и тех. карты.

Проверить единицы учета в системе.

Придумать систему лояльности (для продуктов, которые из-за технологии производства выходят в плюс).

Вести дополнительный контроль тех позиций, которые регулярно выходят в минус.

Провести дополнительное обучение для поваров-новичков, закрепить за ними наставников.

Как анализировать:

Выделить позиции, по которым есть расхождения.

Если это штучная продукция — то, что вы не производите сами (сок, вода, печенье и т. д.), — перепроверьте накладные, оприходованные за неделю. Если ошибок в них нет, то причин недостачи может быть несколько: воровство, забыли списать «просрочку», невнимательность при пробитии.

Если это ингредиенты, из которых вы готовите, то нужно разбираться с калькуляциями и тех. картами, и, если ошибок в них нет, нужно проверить, как точно повара соблюдают рецептуру. Если же с этим все в порядке, остаются несвоевременные списания и воровство.

Допустимый процент недостачи и списаний для разных типов заведений

Любое расхождение по недостаче недопустимо, это показатель неорганизованности работы и плохого контроля.

По списанию:

Для кофеен — максимум 5% для продукции, которая закупается готовой, а не производится самим заведением (сэндвичи, десерты, выпечка). Этот процент можно удерживать на низком уровне, если правильно оформлять заказы, но он никогда не будет нулевым — иначе у вас будут пустые витрины.

Для фастфуда — тоже не более 5%. Это вся продукция: как правило, заготовки и полуфабрикаты.

Для кафе и ресторанов, где все готовится «из-под ножа», — 3% (все, что выше, — признак больших остатков и неграмотных заказов, заготовок).

Специфика проведения инвентаризации для разных типов заведений

Инвентаризация для заведений с готовой продукцией — это штучный учет. Его нужно проводить как можно чаще, возможно, даже ежедневно. Так вы сможете сразу определять ошибки в накладных, единицах учета и выявлять факты воровства. Аналогичная ситуация и с барами: пока бармен закрывает смену, управляющий проводит инвентаризацию.

Для заведений, где большое количество продукции продается навынос или через доставку, очень важно регулярно вести учет расходных материалов и упаковки. Обязательно включайте их в калькуляционную карту и учитывайте в себестоимости.

Для заведений с полным производственным процессом остатки являются показателем соблюдения тех. карт и адекватных закупок.

Проблемы с инвентаризацией бара и кухни

Самая частая проблема — учет заготовок, которые используются и в баре, и на кухне.

Например, замороженная клубника и сахар. По факту у вас в остатках могут быть как сами ингредиенты по отдельности, так и в составе клубничного соуса. Его вы можете использовать и в баре, и на кухне. Главное, не путать остатки по подразделениям, а обязательно учитывать отдельно бар и отдельно кухню. Прежде чем вносить остатки, нужно внести в инвентаризацию тех. карту на клубничный соус и указать, сколько этого соуса в граммах есть в остатках по факту. Тогда система автоматически пересчитает каждый ингредиент в граммах и прибавит то количество, которое есть в составе соуса, к тому, что есть в «сыром» виде.Дополнительные и альтернативные методы инвентаризации

Дополнительные методы — это внеплановая инвентаризация по отдельным позициям. Важен эффект неожиданности: никто из персонала не должен понимать, когда вы можете провести инвентаризацию. Альтернативный метод, точнее, метод анализа в помощь инвентаризации, — это ежедневная проверка и контроль актов списания с разбором причин списания. Если вы будете делать это ежедневно, то сможете незамедлительно вносить поправки в заказ продуктов и гораздо быстрее обнаруживать проблемные моменты, чтобы исключить их в будущем.

Советы начинающим рестораторам

Спланируйте регулярность, назначьте ответственных и научите персонал правильно приходовать накладные (конечно, если это у вас делает не бухгалтер). Проверьте, все ли тех. карты, в том числе и на заготовки, внесены в вашу систему учета. И обязательно запомните: результаты инвентаризации нужно анализировать постоянно, это непрерывный процесс.

Облегчить инвентаризацию для малых и больших заведений поможет система автоматизации ресторана. Программа имеет гибкий и удобный функционал складского учета, и вы сможете увидеть реальные остатки на складе в любой момент времени.

Первая инвентаризация: разбор результатов

Очередная статья цикла «О кухне ресторанного бизнеса». Тема дня — типичные косяки первой инвентаризации, или как вычислить жулика.

Здравствуйте! Меня зовут Сергей Моховцов. Я работаю бренд-шеф-поваром в кафе «Веранда», кафе паназиатской кухни «Ли» и кейтеринговой организации «Первый кейтеринг» в городе Гродно, Беларусь.

Недавно я запустил личный проект «Шеф поможет».

«Шеф поможет» — это проект, в котором я собрал команду шеф-поваров, работающих в заведениях с разными концепциями. Вместе мы помогаем молодым рестораторам: делаем меню для их заведений, обучаем поваров, оснащаем и разбираемся с любыми вопросами, связанными с кухней ресторанов.

Поскольку тема ресторанной кухни и всех трудностей, которые с ней связаны, мне знакома, я решил поделиться своим опытом в цикле статей. Надеюсь, мне удастся помочь молодым рестораторам ответить для себя на некоторые вопросы, прочитав мои статьи цикла «О кухне ресторанного бизнеса».

Как найти шеф-повара?
Как выстроить смены поваров на кухне?
Что нужно знать, чтобы разработать меню для ресторана.
Разработка меню. Планирование.
Разработка меню. Проработка, ценообразование.
Запуск меню. Работа с чек-листами.
Запуск меню. Как правильно оформить меню для ресторана.
Запуск меню. Типичные трудности и их решения.
Первая инвентаризация. Разбор результатов. (Эта статья)
Аналитика продаж и оптимизация меню.

Первая инвентаризация

Вот вы и отработали первый месяц. Самое время провести первую инвентаризацию и снять отчёты продаж.

Инвентаризация — это не просто сравнение фактического количества продуктов с планируемым.

Эта важная операция, которая повлияет на вашу маржинальность, т.е. на прибыль. Как часто проводить инвентаризацию:

Ежемесячно — для планового контроля остатков.
Ежедневно — только в случае с баром. Поскольку пересчёт позиций кухни занимает очень много времени из-за большой продуктовой матрицы, большой площади расположения продуктов друг от друга и разных единиц измерения (штуки, килограммы, литры). Делать ежедневные замеры продукции кухни нужно только в случае, если какой-то продукт минусует по необъяснимым причинам, чтобы найти причину минуса.
Внепланово — при увольнении повара, например, или в случае участия в выездной торговле.
Еженедельная — рекомендуется только для подсчёта остатков самого дорогостоящего сырья.

Сам процесс пересчёта продукции склада стоит доверять только старшим смены и бухгалтеру — по понятным причинам. Обычно инвентаризацию проводят бухгалтер, су-шефы и шеф-повар. До инвентаризации, для точности полученных данных, должны быть закрыты все счета по «киперу», проведены все списания и накладные от поставщиков.

Три стандартных способа учёта продуктов: количественный, суммовой и количественно-суммовой.

При количественном учёте продукции склада, продукты на момент инвентаризации сверяют в граммах, литрах и штуках.

При суммовом — смотрят на остатки в деньгах. При этом у вас может быть недостача по дешёвым продуктам и плюс по дорогим, которые могут вывести итоговую сумму в плюс.

Количественно-суммовой учёт предполагает разумную пересортицу в одинаковых группах продуктов. Например: у вас может быть пересортица между говяжьей вырезкой, тазобедренной и шейной частью.

При этом, одни ингредиенты могут перекрывать другие в группе «говядина» в деньгах. Но если у вас, например, плюсуют специи, но минусует мясо в общем количестве, то в случае с количественно-суммовым учётом вы не можете перекрывать минус плюсом по другой группе товаров.

Я рекомендую пользоваться именно количественно-суммовым учётом при аналитике склада. Просто потому, что кухня — это не аптека и не магазин, чтобы надеяться, что все данные сойдутся грамм в грамм.

Например, даже если вы получаете овощи и фрукты всегда в идеальном качестве, нужно понимать, что они не калиброванные и процент отхода колеблется в граммах. Ваш повар просто физически не может взвешивать и записывать каждый лишний завявший листок на кочане капусты.

При суммовом учёте, напротив, можно столкнуться с тем, что повара целенаправленно начнут экономить дорогие продукты в блюдах, замещая их дешёвыми в общем весе. По итогу можно получить плюс по мясу, рыбе, специям, благородным сырам и морепродуктам и необъяснимо огромный минус по всем остальным категориям продуктов.

Такая пересортица, естественно, скажется на качестве ваших блюд. Как следствие, вы можете потерять своих посетителей, которые остались не удовлетворены.

Большой плюс в результате инвентаризации — это хуже чем большой минус.

В этом случае мы понимаем, что повара обманывают вашего посетителя, не докладывая ему продукты в блюдо. Лучше всегда контролировать этот факт самостоятельно.

В своих заведениях мы просим наших бухгалтеров и администраторов рандомно провешивать еду, отдаваемую на заказ посетителю раз в два-три дня.

Нормальным отклонением от нормы выхода в блюдах считается до 5 грамм в минус и до 15 грамм в плюс.

Минус по инвентаризации

Если же вы получили минус по инвентаризации, то это уже совсем другая история. В такой ситуации причины могут быть следующими:

ошибка в оприходовании товаров на склад со стороны бухгалтерии;
ошибка в списании продуктов в технологических картах;
работа повара без использования весов;
воровство;
неучтённые проценты отхода продуктов.

Давайте разберёмся в каждой причине по отдельности.

Ошибка в оприходовании товаров на склад со стороны бухгалтерии

В случае с ошибкой в оприходовании товаров, сырье может поступить в штуках, а оприходоваться в весе. Либо наоборот. Кроме того, накладная может быть «задвоена» в программе.

Бывает и так, что продукты пустили в расход до внесения накладной в систему, и, на момент внесения накладной, в систему поступят фактические данные о сырье, которого практически уже нет.

В последнем случае продукты просто не списываются программой, потому что она не видит их, а того чего нет — невозможно списать. Для того чтобы не столкнуться с такой ошибкой, нужно своевременно вносить накладные в программу.

Также можно ошибиться в удвоении товара в программе. Например, к вам приходит «треска охлажденная», а в технологической карте значится «треска филе». Таким образом, в программе будет два продукта, которые называются по-разному.

Один из них не списывается, потому что данные о нём не внесены, но расходуется в реальности. А другой поставлен в приход, но не списывается, поскольку не значится в техкарте.

Ошибка в списании продуктов в технологических картах

В случае с ошибкой в технологической карте, какого-либо продукта может попросту не быть в карточке (в составе блюда). Также на продукт может быть не указан или неверно указан процент отхода.

Для того чтобы такого не случилось, до запуска меню шеф-повар обязан проверить правильность данных в техкартах за бухгалтером-калькулятором после того, как тот их внесёт.

Работа повара без использования весов

По поводу работы повара без весов объясняться в причинах минуса не нужно. Повар обязан пользоваться весами, какая бы «запара» не была на кухне в его смену.

Как уже говорилось, дорогостоящие заготовки лучше порционировать заранее. Чтобы не взвешивать каждый ингредиент для каждого блюда, можно пользоваться мерными ложками, черпаками, дозаторами, диспенсерами и прочими приспособлениями.

Воровство

Воровство, к счастью, чаще удел лишь заведений экономящих на зарплате поваров.

Если человек считает себя профессионалом, дорожит своей репутацией и заработком в вашем заведении — воровать он не станет. Но вам нужно быть готовым ко всему.

Самый простой способ не столкнуться с воровством среди подчинённых — не создавать им условия для этого. Поставьте камеры на кухне, это самое банальное, что вы можете сделать.

Кроме того, воровать могут и повар на пару с официантом. Раньше такое воровство называлось в общепите «левак». Чтобы избежать таких заговоров, право на отмену чека должно быть только у администратора. Провести скидку должен иметь возможность только ваш администратор.

Также стоит помнить о том, что после увольнения любого работника (сам он ушёл или вы его уволили), инвентаризацию нужно провести до того, как рассчитать работника. В случае ухода работник действительно может прихватить с собой что-то из вашего, и те, кто остался у вас работать, не должны за это отвечать.

Воровать может и ваш шеф-повар при недостаточном контроле со стороны бухгалтерии. Если, например, повысить процент отходов на обработке дорогого продукта в два-три раза — его можно забирать домой и раздавать всем желающим, без опасения быть наказанным. Просто потому, что ваша программа не покажет минус в этом случае.

Также в наше время существуют сервисы которые могут отслеживать уровень качества работы персонала, добросовестность работников и прочие моменты, которые приносят вред вашему заведению. Чаще всего это организации, которые анализируют работу сотрудников через видеонаблюдение. Например, EWAS.

Инвентаризация в баре

Инвентаризация — самая нелюбимая часть работы любого ресторатора. Но именно она позволит избежать многих проблем, будь то списание товара, оплата счетов или контроль за персоналом.

Для эффективной и быстрой инвентаризации мы рекомендуем установить единую систему учета, например iiko, которая автоматически списывает продукты и сообщает об опасных действиях.

Что такое инвентаризация в ресторане?

Инвентаризация показывает реальную ситуацию со складом, а также доход и маржинальность.

Виды инвентаризации:

Еженедельная. Как правило, это только учет продуктов.

Ежедневная. Учет остатков бара.

Внеплановая. Внезапная инвентаризация, о которой никто, кроме вас, не знает. Это может быть как выборочная проверка по определенным позициям, так и полная инвентаризация кухни или бара. В этом подходе главное — эффект неожиданности.

Кто проводит инвентаризацию?

Ответственные лица — управляющий, шеф-повар, шеф-бармен.

Если в ходе проверки выявляются минусы по остаткам, затраты распределяются между ответственными лицами.

А это, как правило, все кто имеет доступ к ТМЦ от повара до менеджера.

Что может показать инвентаризация:

К расходникам необходимо относиться максимально внимательно, если вы продаете навынос/доставку. Правильнее будет считать себестоимость с учетом расходных материалов. В калькуляцию необходимо вносить упаковку и контролировать, как списывается.

2. Дубль-позиция. «Овощи замороженные» и «замороженные овощи». В технологических картах указана одна позиция, а товар приходуется на склад по другой.

3. Повара и бармены не работают по тех. картам, не соблюдают рецептуру — происходит перепорционирование.

4. Большие остатки товара на складе. Лучше заказывать продукцию чаще, но меньше. Это «замороженные» деньги, что будет сказываться и на вашей маржинальной прибыли, из которой вы оплачиваете все ежемесячные расходы.

5. Недочеты в подсчетах. Когда вы видите, что остатки по одной и той же позиции постоянно расходятся, надо проверить калькуляционные карты, куда входит эта позиция.

6. Воровство. Об этом пункте мы подробнее расскажем ниже.

7. Возможности для лояльности.

Часто в рецептуре прописано одно количество продукта, а в процессе приготовления используется намного меньше. К примеру в тех. карте для приготовления кофе указано большее количество молока, чем попадает в чашку гостю (в питчер требуется налить определенное количество молока для приготовления идеальной пены, но размеры чашек различаются, и в питчер остается молоко). При проведении инвентаризации молоко часто показывает в большом плюсе.

Вот в этих плюсах по молоку и есть возможности для лояльности: молоко можно не выливать, а приготовить напиток и подарить его гостю.

Воровство

Самый распространенный метод обмана использовать один и тот же столик с «частым» заказом несколько раз. Это актуально для заведений с маленьким меню. После оформления заказа кассир распечатывает пречек для гостя, но стол не закрывается, а пречек отменяется.

При следующем таком же заказе, создавать новый стол нет необходимости.

Как бороться с воровством:

Анализируйте среднее время обслуживания. В какой смене, какой стол, какие блюда.

Второй способ, учитывать в тех. карте процент отхода (то что уходит в мусор). Если этот показатель вдруг превратится из 20% в 80% вы сразу заметите.

Если возникли расхождения, что делать?

Необходимо пересмотреть калькуляцию и составленные тех карты.

Проверить в каких единицах занесен товар и сравнить с накладной.

Составить программу лояльности для гостей.

Обратить внимание на те позиции, которые регулярно уходят в минус.

Проводить обучение персонала.

Как сделать анализ?

Выбрать те позиции, в которых отмечается расхождение, если это покупные товары, проверьте накладные и приход товара за неделю. Если же вы не нашли ошибки, то причины могут быть иные, например: воровство, не списанная просроченная продукция, неправильно пробили.

Если это ингредиенты, необходимо внимательно пересмотреть тех карты, если ошибок нет, то проверить работу повара, соблюдается ли рецептура. Если и здесь все в порядке, то остается неправильное списание и воровство.

Какой процент недостачи и списания можно считать допустимым?

Списание:

Для кофейни — не должен превышать 5 процентов (если не производит выпечку).

Для фастфуда — так же не более 5%.

Для кафе и ресторана, не должен превышать 3 процента. Если же он выше, то это признак больших остатков, неправильно оформленных заказов, заготовок.

Особенности проведения инвентаризации

Если у вас продается уже готовая продукция, то это штучный учет и в таких заведениях можно проводить учет ежедневно. Та же ситуация в баре.

Для заведений работающих навынос — необходимо учитывать материалы упаковки, включать их в калькуляцию.

Для заведений с полным циклом производства, необходимо обратить внимание на остатки.

Советы для ресторатора

Запланируйте график, выберите ответственного сотрудника, проверьте тех карты. Не забывайте анализировать результаты инвентаризации.

Сделать инвентаризацию проще и сократить время можно с помощью системы автоматизации iiko. Программа позволяет следить за остатками в режиме реального времени.

Инвентаризация в ресторане и кафе

Инвентаризация является неотъемлемой составляющей ресторанного бизнеса, поскольку позволяет сверять фактические данные с данными бухгалтерского учета. Чем чаще проводятся инвентаризации, тем большим количеством информации вы будете располагать и тем более обоснованные управленческие решения сможете принимать. Речь в данной статье пойдет о различных аспектах ведения инвентаризаций и основных трудностях, которые могут возникнуть при этом.

Подготовка к инвентаризации

Предварительным этапом является подготовка к инвентаризации. Этот процесс включает в себя согласование сроков проведения инвентаризации, выбор политики учета полуфабрикатов, распечатку пустографок и проверку наличия утвержденных ТТК на все блюда кухни и бара.

Согласование сроков инвентаризации подразумевает под собой выбор такого времени, когда на складах находится минимальный запас продукции. Проводить инвентаризацию в часы пиковой загрузки заведения тоже не рекомендуется, поэтому для этих целей лучше всего подойдут вечер воскресенья или утро понедельника. Стоит учитывать, что к моменту начала инвентаризации объем поставок продукции должен быть предельно низким, чтобы не мешать процессу ее проведения.

При выборе политики учета полуфабрикатов необходимо определиться с метрикой, по которой будет проходить расчет оставшейся продукции. Подходящими единицами измерения могут являться литры, килограммы и так далее, однако о принятом решении необходимо сообщить сотрудникам еще до начала инвентаризации.

Распечатка пустографок тоже является неотъемлемой составляющей при проведении инвентаризации. Если вы предварительно не заготовили пустые бланки, то к процессу лучше не приступать, поскольку повара или бармены при желании смогут сфальсифицировать данные. Кроме того, может возникнуть путаница в наименованиях продукции, что неминуемо приведет к получению неверных результатов.

Без наличия согласованных ТТК на все блюда кухни и бара инвентаризация тоже теряет всякий смысл, потому что выявить недостачу в таком случае будет очень сложно. Именно поэтому все технологические карты должны быть предварительно утверждены с персоналом и заверены.

Подготовка учетной базы

Предварительная подготовка учетной базы является важной составляющей при проведении инвентаризации, поэтому к моменту ее начала необходимо внести в базу все расходно-приходные документы, выпуски, перемещения, списания и так далее. Документацию нужно привести в порядок еще и для того, чтобы отслеживать реальные результаты, а не оперировать старыми данными.

Имеющаяся база данных должна быть перепроведена с восстановлением границ последовательности. Учетные остатки базы данных должны полностью соответствовать дню проведения инвентаризации, в противном случае, не имеет смысла этого делать, поскольку результаты не будут отражать фактические показатели.

Полная и неполная инвентаризации

Инвентаризации обычно делятся на полные и неполные. Под полной инвентаризацией понимается пересчет всех товарных запасов, инвентаря и так далее. Пересчет должен вестись в базе, так как существуют редко учитываемые расходы, например, на закупку моющих средств. Проводить контроль за такими расходами достаточно сложно, поэтому лучше, чтобы они тоже были отражены. Как правило, полная инвентаризация проводится раз в месяц и проходит по всему предприятию в целом. Главным образом это необходимо для пересчета запасов с целью сравнения фактических и заявленных расходов. Полная инвентаризация ставит перед собой задачу проверки ведения учета и адекватности учетных данных при сравнении с фактическими.

Неполная инвентаризация подразумевает под собой выборочный пересчет заранее определенных дорогостоящих групп товаров (например, алкоголя), наиболее часто подверженных хищениям или способных вызвать злоупотребление со стороны сотрудников. Как правило, сюда же относят группы товаров, приносящие наибольшую прибыль для заведения. Целью неполной инвентаризации является мгновенный контроль за происходящим на предприятии в данный момент времени и выявление недостач до попыток их сокрытия. Чем чаще проводятся такие инвентаризации, тем меньше происходит сокрытий и хищений, поскольку сотрудники осознают, что проверка может состояться в любой момент.

Выбор ответственного и состав участников

Многие рестораторы склонны считать, что выбор лица, ответственного за определенные помещения при проведении инвентаризации, является простой задачей. По их логике бар контролирует бармен, кухню — повар и так далее, однако на деле все оказывается гораздо сложнее: при отсутствии калькулятора или товароведа, ответственных за учет, вы не сможете составить полную картину происходящего на предприятии. Кроме того, крайне желательным является присутствие тех сотрудников, в чью смену проводится инвентаризация. В противном случае, все недостачи другая смена может списать на них.

При проведении инвентаризации также крайне желательно присутствие директора или владельца заведения, поскольку их участие поможет оптимизировать все процессы и заставит сотрудников работать эффективнее.

Использование сторонних специалистов

Опытные управленцы знают, что в ресторанном бизнесе есть много подводных камней, с которыми не всем доводилось сталкиваться. Чтобы их обойти, иногда выгодно прибегать к помощи сторонних сотрудников, задействованных на других предприятиях, но занимающих аналогичную должность. Например, приглашенный бармен, проводящий учет не на своем рабочем месте, гораздо охотнее поделится информацией о возможных нарушениях и злоупотреблениях, а также расскажет, как их пресечь. Для сетевых заведений не лишним будет пригласить представителей других филиалов.

Еще одним зарекомендовавшим себя подходом является рокировка сотрудников кухни и бара. Как правило, внутри заведения между сотрудниками существует некая конкуренция, поэтому инвентаризация в данном случае будет проводиться более обстоятельно.

Выбор технологии инвентаризации

Немаловажным аспектом при проведении инвентаризации также является создание рабочей группы из нескольких сотрудников: одни будут заниматься подсчетом имеющихся товарных наименований, а другие — их описью.

Если речь идет о мелком товаре, отпускающимся поштучно, при его подсчетах очень легко ошибиться. В таких случаях выгоднее одновременно прибегать к помощи двух рабочих групп. Если после проверки получается расхождение в результатах, проблемные товары пересчитываются еще раз.

На практике часто приходится сталкиваться с ситуациями, когда определить достоверный вес продукции бывает затруднительно. Например, если речь идет о сливках, консервированном горошке, растительном масле и других схожих товарах, нам необходимо определить чистый вес без учета тары. Чтобы не портить результаты инвентаризации, следует выявить массу нетто и удостовериться, что соответствующие изменения внесены.

Фиксирование результатов

При фиксировании результатов тоже могут возникнуть сложности, главным образом связанные с определением сухого веса продуктов. Например, если у вас имеется 13 банок горошка чистым весом по 330 грамм каждая, выгоднее сделать пометку вида «13 банок х 330 грамм», поскольку при подсчетах сотрудники могут запутаться, что приведет к непреднамеренной фальсификации результатов.

Хорошим подспорьем также послужит разбиение одного места производства на участки учета. К примеру, если разделить пустографы по категориям и вести пересчет продукции в кладовой, холодильниках и других зонах по отдельности, можно получить более достоверную информацию.

Полученные результаты необходимо сразу же занести в предварительно подготовленную базу, так как количество пересчитанной продукции с течением времени может измениться, поскольку она пойдет в расход, а достоверность результатов будет установить практически невозможно. По результатам инвентаризации руководство должно принять соответствующие меры, например, премировать сотрудников при положительном исходе или удержать средства из их заработной платы в случае существенной недостачи.

Из всего вышеперечисленного можно сделать вывод, что инвентаризация в ресторанах, кафе, барах или других заведениях общепита является очень кропотливым процессом, в котором имеется множество нюансов. Следуя своду нехитрых правил, вы во многом упростите процесс проведения инвентаризации и сможете принимать наиболее эффективные решения, что положительно отразится на функционировании вашего заведения.

Механизмы «Трактиръ: Head — Office» для проведения инвентаризаций

Высокая скорость подготовки бланков для рабочих групп

Бланки в «Трактиръ» можно распечатывать таким образом, чтобы каждая группа находилась в отдельной строке. Так вы сможете разделить продукты по местам хранения, что исключит путаницу.

Как правило, группы товаров формируются по видам продукции, поэтому при создании бланков вы ничего не потеряете и сможете разнести их по разным страницам, таким образом, ускорив и облегчив работу.

Устройство бланков в «Трактиръ» позволяет выносить отдельные группы на разные страницы и просматривать коды товаров. Также в наличии имеется специализированное окно для ускоренного ввода данных.

Механизм контроля ввода

Количество бланков должно совпадать, и эти бланки необходимо распечатывать, сшивать и сохранять. При таком подходе можно выявить ошибку даже на поздних этапах и разобраться, что произошло во время внесения и подсчета данных.

Разложение блюд на ингредиенты

Механизмы «Трактира» позволяют раскладывать полуфабрикаты на ингредиенты по текущим технико-технологическим картам. При этом стоит учитывать, что если ТТК в течение какого-то периода подвергались изменениям, то данный механизм будет не очень эффективным. В идеале при ведении учета полуфабрикатов требуется выпускать их в момент производства и производить учет в единицах измерения, подходящих для отдельно взятого полуфабриката. Например, количество бананов должно измеряться в килограммах, вина — в литрах и так далее.

Выводы

Вне всяких сомнений, проведение инвентаризации в ресторане и кафе — это сложный и многогранный процесс, таящий в себе немало нюансов и требующий непрерывного контроля на каждом из этапов. Несмотря на это, проведение инвентаризаций является очень важным инструментом для ресторатора, поскольку позволяет сверить фактические данные с данными бухгалтерского учета, определить недостачи и выявить злоупотребления. Чем чаще проводятся инвентаризации, тем более актуальной информацией вы будете располагать.