Удаление нераспечатанного блюда кипер как способ хищения

Ресторанный бизнес. Памятка проверяющему.

Добрый день. Работал не так давно в ресторанном бизнесе(сеть ресторанов в ТРЦ), в свободное время искал дыры, как и где обманывают собственника. расскажу о некоторых из них.

Уже стояли онлайн кассы, ничего не должно было иться мимо них. такая была политика. Стояла программа Р-Киппер, аппарат эквайринга и касса. Заказы выносились клиентам, т.е. оплата могла пройти как в момент покупки(в баре бутылочку воды купили), так и при расчете за обед по его окончании.

1) стал внимательно смотреть статистику в Р-Киппере, играться с отчетами. Заметил странность, что в сравнении с предыдущим годом, доля эквайринга в 2х ресторанах стала неуклонно расти(было 25%, стало 45%), а в остальных нет(с 25% до 29%). Я стал уверен, что там выручку бьют мимо кассы(если доля эквайринга растет, то значит уменьшается доля налички в общей выручке). Подошел с этими данными к управляющей этими ресторанами, она меня выслушала, но сказала, что не может такого быть, она сама все проверяет и доверяет своим подчиненным. Пошел тогда к директору на прием с раскладом, тот вызвал к нам управляющую. Меня опять не стали слушать, т.к. если бы воровали, то инвентаризации не сходились бы(2 раза в месяц), а бухгалтерия за этим следит(я в принципе согласен, что инвентаризации должны показывать такие вещи). Но я остался при своем мнении, поднял записи с камер в этих ресторанах(на сервере хранятся за последние 4 дня). потратил примерно столько же времени на то, чтобы записать во сколько люди приходили, что заказывали и как и во сколько расплачивались. Далее сравнил эти данные с подробными расшифровками Р-Киппера. Оказалось, что действительно, около 30% заказов не пробивали по Р-кипперу, но остатки то по р/с и кассе сходятся — как так? — стал копать дальше. Оказалась такая схема. Приходит клиент и покупает бутылку воды за 100р(абстрактный заказ) протягивает карточку и расплачивается безналом или завет официанта и расплачивается за обед по данным пречека(это тот «чек» что вам приносят до того, как вы оплатили обед, на нем перечислены позиции и суммы). Вставляется карточка и деньги ушли на р/с организации, клиенту из аппарата эквайринга выдается чек.(но чек в Р-Киппере не закрывается) Клиент доволен и уходит. Далее приходит новый клиент и дает например 80 руб наличными(за что угодно). его рассчитывают, выдают заказ и пробивают чек(стерев в предыдущем все позиции и набив новые, использую карточку администратора, НЕ ОТМЕНЯЯ ЧЕК(т.к. отмены в Z отчете отражаются) через Р-киппер и онлайн кассу на сумму 80 руб БЕЗНАЛОМ(как эквайринг), в распечатанном чеке не было строчки «тип оплаты» нал или безнал. Клиент получил полностью официальный чек и доволен. В базе прошло 80 руб безнал, на р/с поступило 80 руб и в кармане у сотрудников 100руб. Касса не бьется на 20 руб. таких операций в течении дня много. Ближе к концу дня подбивается итог через Х-отчет(без закрытия дня). оценивается сумма нала и безнала, сравнивается с данными в Р-киппере. и добиваются недостающие суммы. например 2 кусочка лимона по 10руб безнала. а в кассе оставляют ту сумму, что прошла по Х отчету. Касса идет, цифры сходятся. а деньги в кармане. Предоставляю доказательства руководству, все равно не верят, но отправляют на инвентаризацию, а там просто ужас оказывается. Бухгалтерия зашивается от кол-ва заданий и скинули реальную проверку на администраторов и самих сотрудников(как бы у сотрудников нет реальных остатков на момент проверки и они не могут от балды рисовать их). Но т.к. работы много, то листы инвентаризации приносят через неделю, когда все «оформят», к этому времени уже в 1С набиты остатки по ресторанам, что должны быть по документам. Сотрудники где-то получили пароль бухгалтерии(к 1С у многих доступ, но с разграниченными правами) или просто кого-то просили и получали остатки, что должны были получиться. Подбивали под них свой отчет(с небольшими отклонениями) и бух-ия была счастлива, что инвентаризация так хорошо проходит(а то что реально остатки не совпадают в разы никто не догадывался). Потом еще узнал, что один ресторан был самый умный — там продавались на сторону по той же схеме напитки и алкоголь. При инвентаризации они видели недостачу(которую уже продали втридорога) и просто докупали эти позиции в гипермаркете(алкоголь и кофе) — если бы не камеры, что я решил просмотреть, сравнивая цифры по минутам, то так бы они и продолжали свое дело. Позже продолжу про следующие случаи.

Удаление нераспечатанного блюда кипер как способ хищения

«я знаю, как обмануть R-Keeper. «

Если Вы слышали такие слова, то, поверьте, тем, кто их сказал нечем гордиться — для этого не надо быть семи пядей во лбу…

Веремся к началу нашего разговора о ресторанных системах, где я постаралась объяснить, что самое большое зло для системы — невнимание к тому, как её используют. На самом деле, не может быть спокойной жизни у бухгалтера, если руководитель стремится получить максимальную прозрачность учета, а хозяин сохранить и приумножить свои доходы.

Не схождения то тут, то там, отраженные в системе учета нехватками продукта, излишками, недостачами или пересортицей – есть неизбежный факт, отражающий реальную картину работы коллектива, когда где-то недовложили, где-то забыли вовремя отчитаться по закупу, где-то ошиблись в единицах измерения или калькуляциях, а где-то и злоупотребили по-простецки. Если это граммы, то это простительно, если килограммы, то такие проблемы решаются организационными мероприятиями.

РАБОТНИКИ И ГРУППЫ, УЧАСТВУЮЩИЕ В ПРОЦЕССЕ УЧЕТА:

Не известны мотивы поведения, но вероятнее всего заинтересованы в карьерном росте и росте собственного дохода

Заинтересованы в повышении собственного дохода

Заинтересованы в карьерном росте, завышении остатков и в повышении собственного дохода

КОГДА «ОБМАНУТОЙ» СИСТЕМОЙ СЧИТАЮТ R-KEEPER(ресторан) + S-HOUSE (склад)

Основные понятия, используемые при описании проблемных ситуаций:

Калькуляционная (технологическая) карта. В справочники системы перед запуском предприятия к каждому предполагаемому к продаже блюду заводится калькуляционная карта, которая определяет, в каком количестве система будет списывать с материально-ответсвенного лица товары, используемые для приготовления.

Товарооборот. В систему учета каждый день оператором (бухгалтером) вводятся данные по приходу и внутренним перемещениям товара на метериально-ответственных лиц. По окончанию каждой смены данные с касс принимаются в систему и раскалькулируются автоматически в соответствии с калькуляционными картами в составляющие это блюдо товары. Товары списываются с материально ответсвенных лиц.

Списание в минус. Если товар на материально-ответственном лице есть и он продолжал использовать его в приготовлении блюд в течение смены, а по данным системы он уже полностью израсходован, то на материально-ответственном лице появляется товар с минусовым остатком на конец смены.

Излишки / недостачи. После пересдачи товара другой смене материально-ответственных лиц, количество переданного товара с заполненного бланка инвентаризации вносится в систему специальным документом, который сравнивает это количество с остатком товара по сведениям системы. Если количество по бланку меньше остатка по системе, то мы имеем дело с недостачей, если больше, то – излишки. По товарам одной группы возможна пересортица, если в системе не строго не определены взаимозаменяемость товаров.

БЕСПОРЯДОК В СИСТЕМЕ, ОТСУТСТВИЕ СВОЕВРЕМЕННЫХ ОТЧЕТОВ.

Система выявляет проблемы именно в тот момент, когда Вам хотелось бы, чтобы «все сошлось до грамма» и получился нужный отчет. Прислушайтесь к ней, возможно, львиная доля неприятностей связана с серьезными нарушениями «Рабочего порядка» со стороны тех, кто обязан следить за неукоснительным исполнением своих обязанностей каждым из пользователей системы..

ВОЗМОЖНЫЕ ПРИЧИНЫ ПРОБЛЕМ В СИСТЕМЕ, ВИНОВНЫЕ ЛИЦА

Как с помощью системы автоматизации уменьшить потери от непреднамеренных ошибок и махинаций персонала?

На вопрос отвечает Алеся Иванова, коммерческий директор компании «ЮСИЭС СПб».

Современные средства автоматизации предоставляют разнообразные возможности по контролю работы персонала, предотвращению махинаций, уменьшению непреднамеренных ошибок и, как следствие, уменьшению потерь.

Например, в программное обеспечение R-Keeper заложены следующие инструменты. Официанты и бармены могут работать только с готовыми справочниками меню, скидок, валют и обладать определенным, ограниченным, доступом к этим справочникам. У них нет возможности вводить произвольные цены, назначать и проводить несанкционированные скидки и оплаты. Функция «сегодня нет в меню» позволяет сформировать так называемый «стоп-лист», блюда из которого автоматически не будут включаться заказы посетителей. Это предотвращает непроизвольные ошибки персонала. Так же как и возможность контроля остатков по каждому блюду, которая не дает права пробить на кассе большее количество, чем есть в остатке.

Каждый сотрудник, который работает на кассовой станции, должен иметь персональную карточку доступа. Только в этом случае можно проанализировать, кто именно совершил недопустимую операцию. Также рекомендуется ограничивать права персонала по работе с кассой. Например, запретить менеджеру зала удалять блюда и отменять предварительные чеки. Другой вариант: открыть все функции для менеджеров, но ежедневно контролировать их при помощи отчетов. При этом такие операции, как «Отмена пречека» и «Удаление чека» обязательно должны сопровождаться запиской менеджера, который произвел операцию, с указанием причин, по которым он это сделал.

В отчетах R-Keeper существует возможность контроля всех действий персонала. Необходимо ежедневно просматривать отчет «Кассовый протокол», особенно уделяя внимание таким операциям, как «Удаление чека» и «Отмена пречека». Если касса работает в режиме «Фастфуд», необходимо также контролировать такую операцию, как «Удаление несохраненного блюда». Следует анализировать дату и время операции, фамилию сотрудника, а также номер стола. После получения необходимых данных можно увидеть всю цепочку операций в отчетах и выявить махинацию. Например, в отчете «Кассовый протокол» есть информация об отмене пречека. Необходимо просмотреть, какие блюда содержались в пречеке, количество порций, а также время и дату проведения операции. Далее в отчете «Список отказов» просмотреть, есть ли эти блюда в отказах в указанное время. Если в списке отказов присутствуют данные блюда, необходимо уточнять у менеджера, по какой причине он удалял эти блюда и отменял пречек, т. к. данные операции могут свидетельствовать о махинации на кассе.

Как правило, все махинации совершаются в сговоре официанта или бармена и менеджера. Посмотреть, у какого официанта и менеджера в связке больше всего удалений и отказов блюд можно в отчетах «Персональные отказы» и «Персональные удаления».

Если говорить о контроле со стороны руководства, то с помощью приложения «Мониторинг» управляющий, администратор могут следить за действиями персонала и производить анализ текущей деятельности. Также существует много и других инструментов, таких как специальные отчеты, интеграция с системой видеонаблюдения и т. д. Если необходима оптимизация штатного расписания, мы советуем использовать специализированную систему Time-Keeper. Она позволяет составлять мастер-графики (графики потребностей) на определенный период времени, в том числе и строить их автоматически на основе данных POS-системы. Также с помощью Time-Keeper можно автоматически вести учет отработанного каждым сотрудником рабочего времени.

Санкт-Петербург,
Московский пр., д. 91
(812) 329-05-60
info@ucs-spb.ru, www.ucs-spb.ru

Популярные рестораны города Тосно (Ленинградская область) «Баффо» сменили систему автоматизации. В конце 2008 года пиццерия «Баффо» перешла на информационно-управленческую систему R-Keeper. В этом году вторая точка сети подтвердила сделанный выбор. R-Keeper установлен в новый ресторан «Баффо-гриль».

Рестораны «Баффо» находятся в живописном пригороде Санкт-Петербурга. Пиццерия уже давно пользуется огромной популярностью среди местных жителей. Для того чтобы качественно обслужить большое количество посетителей, желающих отведать пиццу в «Баффо», требуется действительно профессиональная система автоматизации. Выбрав R-Keeper, первый ресторан сети сумел снизить издержки и увеличить продажи в период повсеместного снижения спроса. «Баффо-гриль» планирует стать таким же популярным: благодаря демократичным ценам, хорошей кухне и доброму имени. И здесь также необходима профессиональная система автоматизации: для управленческого учета, контроля, а также быстрой и эффективной работы всех сотрудников новой пиццерии.

Помимо стандартных модулей R-Keeper, установленных в «Баффо-гриль», в новом ресторане внедрена система видеонаблюдения и контроля кассовых операций POS-Интеллект. Она интегрирована с R-Keeper, что позволяет не только проводить видеозапись событий, происходящих в помещениях ресторана, но и отсортировывать отснятые моменты по каким-либо признакам. Например, выбирать из видеозаписи только те отрезки времени, когда происходили отказы от заказов или назначалась скидка по дисконтной карте и т. д. Также планируется обслуживать посетителей с помощью КПК — мобильных блокнотов официанта. Такие «наладонники» обладают всем функционалом стационарных терминалов, и официант может вносить заказ в систему непосредственно у столика гостя. Что значительно экономит время.

Установку и настройку программного обеспечения и специализированного оборудования, а также обучение персонала работе с системой R-Keeper, как и в первом ресторане, провела компания «ЮСИЭС СПб» (UCS SPb). Это официальное представительство разработчика R-Keeper (компании UCS) в Санкт-Петербурге.

Воровство в ресторане. Часть 1

8 способов воровать и 8 способов остановить воровство в ресторане.

Ни для кого не секрет, что в ресторанах воруют. Воруют часто и много, если за этим не следить.

Кто-то не считает нужным следить за тем, чем и так занимаются администраторы/бухгалтера-калькуляторы и т.д. У многих просто не доходят руки, кто-то не разбирается во всех этих числах, кто-то безоговорочно доверяет сотрудникам.

«Доверяй, но проверяй!». Все мы наем эту прекрасную, а самое главное актуальную для каждого времени пословицу.

Если ты, читатель, уверен на все 100%, что в этот момент никто не делает универсальный счет или не договаривается с барменом о том самом кофе в твоем ресторане, то скорее всего эта статья тебе будет скучна и неинтересна. Что до остальных, до тех, кто уверен, но может сегодня или завтра проверит отчет закрытых столов и забитых заказов, мы хотим вам рассказать первые 8 способов воровства (да-да, на этом мы не закончим) и, самое главное, 8 способов узнать и пресечь это воровство.

1. Отмена пречека, скидки

Для того, чтобы это провернуть, у сотрудника должен быть доступ отменять пречек и устанавливать скидку.

Как это происходит:

сотрудник делает отмену пречека, устанавливает скидку, вновь распечатывает пречек. Разницу сумм берет себе, а остальное идет в кассу. Данная схема сработает с ручными скидками (без прокатки карты). Но, если у сотрудника есть доступ устанавливать скидку, скидка в 10% может легко превратиться в 25%, а разница сумм так же пойти сотруднику.

1. Смотрим журнал событий, ставим галочку у события «Добавление скидки/надбавки».
2. Если есть подозрения, то открываем OLAP-отчёт по продажам, составляем отчёт.
3. Анализируем кол-во приходов гостя по одной карте. Может по факту он и не ходит к вам так часто, а в отчёте 3 раза в выходной день приходил. Также можно увидеть противоречие заказов. Настоящий Гость вроде всегда обедать приходит, не пьёт, а тут скидку сделали вечером на алкоголь. В конце концов гостю можно просто позвонить и спросить был ли он, скажем, вчера.

Компания Open Service рекомендует подключить систему лояльности Plazius . Благодаря системе, гость может оплатить счет НЕ подзывая к себе официанта, при этом оставить ему чаевые и написать отзыв. Это исключает инциденты с воровством при отмене пречека, скидкой или, универсальным счетом, о чем мы поговорим следом.

2. Универсальный счет

Название говорит само за себя. Универсальный счет – счет, в котором позиции от столика к столику не меняются. Такие универсальные пречеки можно подготовить в течение нескольких дней для таких позиций как кофе, пиво, чай, «филадельфия», бизнес ланч. Также можно использовать и наиболее повторяющиеся комбинации блюд.

Как это происходит:

Если официант не хочет делиться с барменом, то надо просто зайти в красный стол с распечатанным пречеком, отменить его и нажать печатать повторно (ситуация, если использует карту, либо пин- код администратора или на его карте есть право «Распечатывать блюда повторно» (см. « Права доступа»). Обращаю внимание, что на фишке у бармена будет крупными буквами написано ПОВТОРНАЯ ПЕЧАТЬ БЛЮДА. И если бармен все-таки наливал кофе и после этой фразы ничего не заподозрил, то это значит, что у него не хватает опыта понять, что что-то идет не так.

Есть постоянники, которые вообще заказывают всегда одно и то же, для них тоже будет приготовлен их, можно сказать, именной пречек. Останется только с поварами договориться.

Надо проверить забитые заказы, проверить наличие открытых столов (через фронт), проверить через журнал событий. Для этого заходим в Розничные продажи – Журнал событий. Выбираем какие события мы хотим увидеть (их в системе 367) , можно выбрать нужного сотрудника, или нужный терминал. Для данного случая мы поставим галочки у событий «Повторная печать блюда» , «Распечатка повторного пречека», «Отмена пречека».

3. Фастфуд — неотпечатанные позиции, незакрытие суммы

Эта система работает только в режиме фаст-фуд.

Как это происходит:

При забити заказа (2 бургера, 1 кола и картошка фри), сотрудник озвучивает конечную сумму в 500 рублей, при этом тут же удаляя одну из позиций. Сотрудник должен быть в заговоре с поваром и при озвучить ему заказ правильно (как заказал гость), а не как провел по кассе (без 1 бургера, к примеру). Разница суммы от 1 бургера уходит сотрудникам заведения.

В программе iiko это можно отследить в журнале событий.

4. Бармен — стоп-лист (по остаткам инвентаризации, отслеживание барменом остатков через фронт)

Как это происходит:

Бармен заносит в стоп-лист имеющиеся позиции в инвентаризации. При продаже количество позиций уменьшается и отражается в фронте. Таким образом бармен всегда видит расчетные остатки системы и, если фактическое количество превышает расчетное, может использовать это в своих целях.

Отслеживать стоп-лист, чтобы все меню не было занесено в него (стоп-лист).

5. Наладонники для официантов — предъявление счета без печати пречека — демонстрация на устройстве суммы счета гостю.

Наладонники для официантов — очень удобная система для официанта, позволяющая принимать заказ, выбивать фишки, переносить выделенные блюда через систему, установленную на телефоне. Многие наши клиенты пользуются этой системой и вполне довольны ее работой. Но, как и везде, в ней тоже можно найти лазейки для легкого дохода.

Как это происходит:

Официант принимает заказ, вбивает его на телефоне, фишки появляются на кухне и в баре, все идет как обычно. Когда приходит время оплачивать счет, официант не подает гостю напечатанный пречек, а показывает сумму на экране телефона, что никак не отображается в системе. Далее сотрудник забирает наличные за счет себе и отменяет пречек на фронте.

Журнал событий, посмотреть потенциально опасные операции – отмена пречека и удаление позиций.

6. Незакрытые столы — размазывание ответственности между сменами

Как это происходит:

Если в заведении никто не контролирует закрытие столов в конце смены, то сотрудник может переносить стол изо дня в день. При этом, когда этот стол был открыт, счет с него пошел сотруднику в карман.

Запретить данную операцию (оставлять открытыми столы) и проверять это лично.

7. Бухгалтеры (изменение ТТК перед инвентаризацией)

Как это происходит:

При анализе инвентаризации бухгалтер-калькулятор видит расхождение. Чтобы уменьшить сумму расхождений, он может задним числом изменить технологическую карту. Соответственно кол-во продукта будет изменено и система пересчитает итог инвентаризации. Если они в заговоре с повором, они могут вынести продукты.

Есть 2 ситуации:

— если в течение месяца идет редактирование тех карты, то чаще всего проверяется корректность ее и в этом случае все хорошо;

— если после инвентаризации бухгалтер сел сразу что-то подгонять, то скорей всего он решил что-то быстро подогнать.

8. Акт списания (хозы, питание) перед инвентаризацией

Как этот происходит:

После проведения инвентаризации по ее итогам мы видим излишки товара. Чтобы их убрать, бухгалтер-калькулятор может их отнести к статьям порчи, питание сотрудников и т.д. Иногда, это нормально, если не идет в больших объемах. Но если остается в плюсе 3-5 тушек курицы, то бухгалтер-калькулятор может разделить добычу с поваром и унести домой.

Смотреть сумму расхода питания персонала, порчи и т.д.